Como empleador, es importante almacenar correctamente los datos de sus empleados. Al hacerlo, está obligado a mantener registros personales de los datos personales de los empleados. Al almacenar dichos datos, se debe tener en cuenta el Reglamento General de Protección de Datos de la Ley de Privacidad (AVG) y el Reglamento General de Protección de Datos de la Ley de Implementación (UAVG). La AVG impone obligaciones al empleador en relación con el procesamiento de datos personales. A través de esta lista de verificación, sabrá si sus archivos personales cumplen con los requisitos.
- ¿Qué datos se pueden tratar en un fichero de personal?
La regla principal que se sigue es que sólo se pueden incluir los datos necesarios para la finalidad del fichero personal: la correcta ejecución del contrato de trabajo con el trabajador.
En todo caso, se conservarán datos personales 'ordinarios' tales como:
- nombre;
- dirección;
- Fecha de nacimiento;
- Copia del pasaporte/cédula de identidad;
- Número BSN
- Contrato de trabajo firmado incluyendo términos y condiciones de empleo y anexos;
- Datos de rendimiento y desarrollo de los empleados, como informes de evaluación.
Los empleadores pueden optar por ampliar el archivo de personal para incluir otros datos, como notas personales del empleador, registro de ausentismo, quejas, advertencias, registros de entrevistas, etc.
Como empleador, es importante actualizar estos datos regularmente para buscar la corrección y precisión en relación con los períodos de retención legales.
- ¿Cuándo se pueden tratar datos personales 'ordinarios' en un fichero de personal?
Un empleador debe considerar cuándo y qué datos personales "ordinarios" se pueden almacenar en el archivo personal. De conformidad con el artículo 6 AVG, los empleadores pueden almacenar datos personales "ordinarios" en el archivo de personal por 6 motivos. Estas razones incluyen:
- El empleado ha dado su consentimiento para el procesamiento;
- El procesamiento es necesario para la ejecución del contrato de empleado (empleo);
- El procesamiento es necesario debido a una obligación legal que incumbe al empleador (como el pago de impuestos y contribuciones);
- El procesamiento es necesario para proteger los intereses vitales del empleado o de otra persona física (un ejemplo ocurre cuando un peligro grave es inminente pero el empleado es mentalmente incapaz de dar su consentimiento);
- El procesamiento es necesario para el interés público/orden público;
- El procesamiento es necesario para satisfacer los intereses legítimos del empleador o de un tercero (excepto cuando los intereses del empleado prevalecen sobre los intereses legítimos del empleador).
- ¿Qué datos no se deben tratar en un fichero de personal?
Además de los datos 'normales' que se incluyen en el archivo, también hay datos que (normalmente) no deberían incluirse porque son de naturaleza especialmente sensible. Estos son los datos 'especiales' e incluyen:
- Creencias;
- Orientación sexual;
- Raza o etnia;
- Datos médicos (incluidos los proporcionados voluntariamente por el empleado).
Los datos 'especiales' solo se pueden almacenar bajo el AVG en 10 excepciones. Las 3 excepciones principales son las siguientes:
- El empleado ha dado su consentimiento explícito para el procesamiento;
- Procesa datos personales que el propio empleado ha revelado deliberadamente;
- El procesamiento es necesario para un interés público superior (se requiere una base legal holandesa para invocar esto).
- Medidas de seguridad del expediente del personal
¿Quién puede ver el archivo de personal?
El expediente de personal sólo podrá ser consultado por aquellas personas cuyo acceso sea necesario para realizar su trabajo. Estas personas incluyen, por ejemplo, el empleador y los empleados del departamento de recursos humanos. El propio empleado también tiene derecho a ver su expediente personal y corregir la información incorrecta.
Requisitos de seguridad del archivo
Además de esto, es importante tener en cuenta que la AVG impone requisitos sobre el almacenamiento digital o en papel de los archivos de personal. Como empleador, está obligado a tomar medidas para proteger la privacidad de los empleados. Por lo tanto, el archivo debe estar protegido contra delitos cibernéticos, accesos no autorizados, modificaciones o supresiones.
- Período de retención de archivos del personal
La AVG establece que los datos personales pueden conservarse durante un período limitado. Algunos datos están sujetos a un período de retención legal. Para otros datos, el empleador está obligado a establecer límites de tiempo para el borrado o revisión periódica de la exactitud de los datos. La AVG establece que se deben tomar medidas razonables para garantizar que los datos inexactos se mantengan en el archivo.
¿Quiere saber más sobre los períodos de retención de archivos del personal? Entonces lee nuestro blog períodos de retención de archivos de empleados.
¿Su archivo de personal cumple con los requisitos enumerados anteriormente? Entonces es probable que sea compatible con AVG.
Si, después de leer este blog, todavía tiene preguntas sobre un archivo personal o sobre el AVG, contáctenos. Nuestro abogados de empleo ¡Estará encantado de ayudarte!