Tipos de cumplimiento legal para empresas en los Países Bajos

El cumplimiento legal implica la obligación de observar todas las normas que rigen su negocio: leyes y códigos, reglamentos de la UE directamente aplicables, condiciones de permisos y licencias, convenios colectivos y las políticas internas que usted mismo haya adoptado. Para una empresa que opera en los Países Bajos, estas obligaciones se agrupan en un número limitado de áreas reconocibles, cada una con su propio organismo supervisor: empleo, protección de datos y ciberseguridad, impuestos e información financiera, prevención del blanqueo de capitales, derecho de la competencia y del consumidor, medio ambiente y seguridad de los productos, administración corporativa y licencias sectoriales. Conocer qué áreas le corresponden y qué autoridad vela por el cumplimiento de cada una de ellas constituye la clave del proceso.

Este artículo describe los principales tipos de cumplimiento legal que debe afrontar una empresa holandesa, los requisitos de cada uno y qué organismo regulador se encargará de su cumplimiento. Se trata, deliberadamente, de una visión general más que de un manual: el objetivo es que pueda identificar sus propias obligaciones, detectar posibles deficiencias y saber con quién debe tratar cuando reciba una notificación.

Cumplimiento legal y cumplimiento normativo: ¿cuál es la diferencia?

Ambos términos se usan a menudo indistintamente, y la distinción es más útil de lo que parece. El cumplimiento legal es la obligación general de acatar la ley que se aplica a todos: el Código Civil, la legislación fiscal, el derecho laboral, el derecho penal y las normas generales sobre medio ambiente y protección de datos personales. Establece un estándar mínimo y se aplica independientemente de que alguien esté vigilando o no.

El cumplimiento normativo es el conjunto más específico de obligaciones que un supervisor designado supervisa y aplica, generalmente en un sector o riesgo definido. Una entidad de pago sujeta a la Ley de Control Financiero (Wet op het financieel toezicht), un hospital sujeto a la Inspección de Salud (Healthcare Inspectorate), un operador de una instalación sujeta a la Ley de Protección del Entorno (Omgevingsvergunning) y un operador de juegos de azar sujeto a la Ley de Juegos de Azar (Wet op de kansspelen) están sujetos al cumplimiento normativo en este sentido. Sus características principales son una licencia o registro, la obligación continua de informar, facultades de inspección e instrumentos de ejecución administrativa, como una orden sujeta al pago de una multa (last onder dwangsom) o una sanción administrativa.

La consecuencia práctica es que ambas se aplican por vías y plazos diferentes. Una infracción de la ley general suele surgir a través de una disputa, una reclamación o una investigación penal, y se resuelve en un tribunal. Una infracción de una norma reglamentaria surge a través de una inspección o un informe obligatorio, y se resuelve administrativamente, a menudo mucho antes de la intervención judicial y con un umbral mucho menor para su aplicación. Al planificar sus obligaciones, indique para cada una la vía que corresponde, ya que esto determina a quién debe informar, con qué rapidez debe responder y si debe mantener contacto con un supervisor posteriormente.

Tenga cuidado al importar marcos normativos que no sean aplicables aquí. Los referentes angloamericanos, como la Ley Sarbanes-Oxley o los códigos sectoriales elaborados para el mercado estadounidense, carecen de validez legal en los Países Bajos, aunque a menudo aparezcan en el software de cumplimiento normativo. Lo que vincula a una empresa neerlandesa es la legislación neerlandesa y de la UE, complementada con las normas contractuales que haya acordado, como un reglamento de pagos o un requisito de auditoría de clientes.

Cumplimiento interno y externo: dos fuentes de obligación

El cumplimiento normativo externo abarca todo lo que se le impone desde fuera: legislación, reglamentos de la UE, condiciones de los permisos, convenios colectivos de trabajo de obligado cumplimiento y las normas de cualquier programa al que se haya adherido. No puede negociar su exclusión, y las consecuencias de su incumplimiento las establece otra entidad.

El cumplimiento interno abarca las normas que usted mismo establece: un código de conducta, una matriz de aprobación de gastos, una política de obsequios y hospitalidad, un código de proveedores y estándares de calidad superiores al mínimo legal. Estas normas son de origen voluntario, pero no tienen efecto. Una vez adoptadas y comunicadas, las normas internas definen lo que un tribunal o supervisor considera una conducta razonable por parte de su organización, pueden llegar a formar parte de la relación laboral y constituyen el criterio con el que se evaluará un despido por incumplimiento de las normas de la empresa. Una política que no se aplica es peor que ninguna política, ya que demuestra que se identificó un riesgo y no se hizo nada al respecto.

Ambos aspectos se interrelacionan de una manera crucial para la responsabilidad. La legislación neerlandesa y de la UE exige cada vez más no solo el cumplimiento de una norma, sino también la demostración de la organización necesaria para su cumplimiento: el principio de responsabilidad del RGPD, las obligaciones de organización administrativa y control interno en la supervisión financiera, y el inventario y la evaluación de riesgos en la legislación sobre condiciones laborales. En cada caso, el sistema interno constituye la obligación externa. Por ello, la documentación no es burocracia, sino evidencia, y es la razón por la que una función de cumplimiento requiere un responsable claro con responsabilidades definidas a nivel directivo, en lugar de una carpeta compartida.

Cumplimiento en materia de empleo y lugar de trabajo

El ámbito laboral es donde la mayoría de las empresas holandesas cumplen primero con la normativa, ya que las reglas son de obligado cumplimiento y no pueden ser eludidas contractualmente en detrimento del empleado. La legislación sobre despidos se encuentra en el Libro 7 del Burgerlijk Wetboek, modificado por la Wet werk en zekerheid y la Wet arbeidsmarkt in balans, y tiene un carácter cerrado: el empleador necesita uno de los motivos legales y seguir el procedimiento adecuado. El despido por motivos económicos empresariales y el despido por incapacidad prolongada se rigen por la UWV; los motivos personales, como el bajo rendimiento, una relación laboral conflictiva o una conducta reprobable, se rigen por el kantonrechter. La rescisión por mutuo acuerdo se formaliza mediante un vaststellingsovereenkomst (acuerdo de conciliación), que el empleado puede revocar dentro del plazo de reflexión legal.

Alrededor de ese núcleo se encuentran las normas sobre el tiempo de trabajo de la Arbeidstijdenwet, el régimen de salario mínimo de la Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, que desde 2024 se expresa como un salario mínimo por hora legal y es ajustado dos veces al año por el Ministerio de Asuntos Sociales y Empleo, y las obligaciones de salud y seguridad de la Arbeidsomstandighedenwet. La obligación central de esta última es la risico-inventarisatie en -evaluatie: una evaluación escrita de los riesgos en el lugar de trabajo con un plan de acción, que la Nederlandse Arbeidsinspectie solicitará en primer lugar. La contratación de nacionales de fuera del EEE pone en juego la Wet arbeid vreemdelingen, con requisitos de permiso de trabajo o permiso combinado y controles de identidad que la inspección hace cumplir mediante multa administrativa.

Dos novedades merecen un lugar en cualquier plan de cumplimiento laboral vigente. Desde la entrada en vigor de la Ley de Protección de Trabajadores de Armarios (Wet bescherming klokkenluiders), los empleadores con cincuenta o más empleados están obligados a contar con un procedimiento interno de denuncia que cumpla con los requisitos legales, siendo la Oficina de Protección de Trabajadores de Armarios (Huis voor Klokkenluiders) el canal externo. Asimismo, las empresas que ceden trabajadores a terceros se ven afectadas por la Ley de Protección de Trabajadores (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten): el registro ante la Autoridad de Trabajo de los Países Bajos (Nederlandse Arbeidsautoriteit) se extiende del 1 de noviembre al 31 de diciembre de 2026, la ley entra en vigor el 1 de enero de 2027 y su aplicación comienza el 1 de enero de 2028. Tanto los fletadores como las agencias de empleo están sujetos a esta normativa, ya que la contratación de un proveedor no autorizado estará prohibida.

Protección de datos y cumplimiento de la ciberseguridad

El tratamiento de datos personales se rige por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), conocido en neerlandés como Algemene verordening gegevensbescherming, complementado por la Ley de Protección de Datos (AVG). La autoridad reguladora es la Autoriteit Persoonsgegevens. No existe la obligación general de registrarse ante la AP antes de tratar datos personales; este requisito desapareció cuando el RGPD sustituyó al antiguo sistema de notificación. En su lugar, se exige responsabilidad: es necesario poder demostrar, si se solicita, que el tratamiento de datos es lícito.

En términos concretos, esto significa una base legal para cada operación de procesamiento, un registro de las actividades de procesamiento, información transparente sobre privacidad, procedimientos viables para solicitudes de acceso, rectificación y supresión, acuerdos de procesamiento con cada procesador, una evaluación documentada de las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo, medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas, y una evaluación de impacto en la protección de datos cuando el procesamiento pueda resultar en un alto riesgo. Una violación de datos personales debe notificarse a la Autoriteit Persoonsgegevens dentro de las setenta y dos horas posteriores a tener conocimiento de ella, a menos que sea improbable que resulte en un riesgo para las personas, y también se debe informar a las personas afectadas cuando el riesgo sea alto. Las multas máximas según el RGPD ascienden a veinte millones de euros o el cuatro por ciento de la facturación anual mundial, lo que sea mayor.

La ciberseguridad es ahora un área de cumplimiento independiente, en lugar de un aspecto de la protección de datos. La Ley de Ciberseguridad (Cyberbeveiligingswet), que implementa la Directiva NIS2, está en vigor desde el 15 de agosto de 2026. Se aplica a entidades esenciales e importantes en sectores designados, exige el registro en el Centro Nacional de Ciberseguridad (Nationaal Cyber ​​Security Centrum) e impone un deber de diligencia que abarca la gestión de riesgos, la seguridad de la cadena de suministro, la gestión de incidentes y la continuidad del negocio, respaldado por la responsabilidad de la dirección. Los incidentes significativos deben notificarse mediante un proceso de dos fases: una alerta temprana en un plazo de veinticuatro horas y una notificación más completa en un plazo de setenta y dos horas. La supervisión se divide entre los supervisores sectoriales, siendo la Inspección Nacional de Infraestructura Digital (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur) la responsable de la infraestructura digital y los proveedores de servicios digitales. La primera pregunta que debe responderse es simplemente si su organización se encuentra dentro del ámbito de aplicación, ya que el tamaño y el sector lo determinan, no su propia percepción de su criticidad.

La inteligencia artificial se ha sumado a la misma categoría. Conforme a la Ley de IA de la UE, ya se aplican las prohibiciones sobre prácticas inaceptables, las obligaciones para los modelos de IA de propósito general y los deberes de transparencia para los sistemas que interactúan con personas o generan contenido sintético. El régimen de alto riesgo se ha pospuesto, mediante el paquete ómnibus digital, hasta diciembre de 2027 para los sistemas enumerados en el Anexo III y hasta agosto de 2028 para los cubiertos por el Anexo I. La Directiva independiente sobre responsabilidad en materia de IA se ha retirado, por lo que la responsabilidad por daños relacionados con la IA continúa evaluándose según las normas neerlandesas ordinarias en materia de responsabilidad extracontractual, responsabilidad por productos defectuosos y contratos.

Cumplimiento de las normativas financieras, fiscales y contra el blanqueo de capitales

En los Países Bajos, todas las empresas tienen obligaciones fiscales: impuesto sobre la renta de sociedades o impuesto sobre la renta, según la forma jurídica, impuesto sobre el valor añadido (IVA) y cotizaciones a la seguridad social retenidas y abonadas a los empleados. El Belastingdienst gestiona todas estas obligaciones, y el cumplimiento es tanto formal como práctico: declaraciones correctas y puntuales, registros completos y una administración auditable. El plazo legal de conservación de los registros empresariales es de siete años, y de diez años para los datos relativos a bienes inmuebles. Nuestro despacho no ofrece asesoramiento sobre planificación fiscal; para la situación fiscal sustantiva, necesita un asesor fiscal, y la división de funciones lógica consiste en que el asesor fiscal determine la situación y el asesor jurídico se ocupe de las consecuencias en caso de litigio o investigación.

La presentación de informes financieros es una obligación tanto del derecho mercantil como de la contabilidad. Una BV o NV debe preparar, aprobar y presentar sus cuentas anuales ante la Kamer van Koophandel, a más tardar doce meses después del cierre del ejercicio. La presentación tardía no es una mera formalidad: constituye un delito económico y, en caso de quiebra, se considera una gestión indebida y crea la presunción de que el fallo fue una causa importante de la insolvencia, mecanismo por el cual los administradores terminan siendo personalmente responsables del déficit. Las empresas cuyos valores se negocian en un mercado regulado tienen obligaciones adicionales de información y divulgación supervisadas por la Autoriteit Financiele Markten.

El cumplimiento de las normas contra el blanqueo de capitales según la Ley de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo se aplica únicamente a las instituciones designadas, pero esa lista es más larga de lo que la mayoría de la gente supone: bancos, aseguradoras e instituciones de pago, pero también contables, asesores fiscales, notarios públicos, abogados en determinadas funciones, agentes inmobiliarios, oficinas fiduciarias, proveedores de servicios de criptomonedas y comerciantes de bienes que reciben grandes pagos en efectivo. Las obligaciones son la debida diligencia del cliente proporcional al riesgo, la identificación y verificación del beneficiario final en el umbral del veinticinco por ciento, el seguimiento continuo de las transacciones y la notificación de transacciones inusuales a la FIU-Nederland. El sistema neerlandés notifica las transacciones inusuales, no las sospechosas, lo que supone un umbral deliberadamente más bajo. La supervisión se divide entre el Banco de los Países Bajos, la Autoridad de Mercados Financieros, la Oficina de Inspección de la Administración Tributaria y los organismos profesionales. El blanqueo de capitales en sí mismo es un delito penal según los artículos 420bis a 420quater del Código Penal neerlandés. La Wwft impone únicamente obligaciones preventivas. Nuestra guía sobre blanqueo de capitales en los Países Bajos explica cómo se relacionan ambos aspectos, y las empresas que gestionan activos digitales también deberían consultar nuestra nota sobre los riesgos de cumplimiento normativo de las criptomonedas.

El cumplimiento de las sanciones va de la mano con la lucha contra el blanqueo de capitales y a menudo se confunde con ella, aunque es vinculante para todos, no solo para instituciones específicas, y no admite un enfoque basado en el riesgo. Si su empresa opera a nivel internacional, consulte nuestra guía sobre el cumplimiento de las sanciones en los Países Bajos para obtener información sobre la verificación, la prueba de propiedad y control, y las obligaciones de información según la Ley de Sanciones de 1977 (Sanctiewet 1977).

Competencia, cumplimiento de los derechos del consumidor y de los contratos

La Ley de Competencia de la UE refleja el derecho de la competencia de la UE. Se prohíben los acuerdos y las prácticas concertadas que restrinjan la competencia, así como el abuso de posición dominante, y la Autoridad de Consumo y Mercado (Autoriteit Consument en Markt) vela por su cumplimiento mediante facultades de investigación que incluyen inspecciones sin previo aviso de locales comerciales y datos digitales. Las irregularidades que afectan a las empresas comunes rara vez son cárteles típicos: se trata de intercambios de información en asociaciones comerciales, acuerdos sobre precios o territorio entre distribuidores, acuerdos de no captación de empleados entre empleadores y fijación de precios de reventa disfrazada de precio recomendado. Las multas se calculan en función de la facturación, y los directivos pueden ser multados personalmente por dar instrucciones para participar.

La misma autoridad vela por el cumplimiento de la legislación de protección al consumidor, que afecta a todas las empresas que venden a consumidores. Las normas sobre venta a distancia, información precontractual, derecho de desistimiento de catorce días, prácticas comerciales desleales y condiciones generales excesivamente onerosas se recogen en el Libro 6 del Burgerlijk Wetboek y se aplican tanto a nivel privado, dado que el consumidor puede impugnar una cláusula abusiva, como a nivel público, ya que la ACM puede imponer multas. La ACM también regula los mercados de energía, telecomunicaciones, servicios postales y transporte, y desde la entrada en vigor de la Energiewet el 1 de enero de 2026, aplica dicha ley en sustitución de la Elektriciteitswet de 1998 y la Gaswet.

El cumplimiento contractual es el área silenciosa que genera la mayoría de las disputas. Los términos y condiciones generales deben entregarse o ponerse a disposición antes o al momento de la celebración del contrato, o la otra parte puede anular las cláusulas que contienen. Los plazos legales de prescripción y notificación corren independientemente de que alguien los supervise o no: un comprador debe reclamar dentro de un plazo razonable desde que descubre un defecto, y la prescripción solo se interrumpe por una notificación escrita que reserve derechos de manera inequívoca. Crear un calendario para los plazos contractuales y legales es un control de cumplimiento, no una formalidad legal. Para los problemas recurrentes en esta área, consulte nuestro resumen de cuestiones legales corporativas comunes.

Cumplimiento en materia medioambiental, de productos e instalaciones

La Ley de Ordenación del Medio Ambiente (Omgevingswet), en vigor desde el 1 de enero de 2024, unificó la anterior diversidad de normativas urbanísticas, de construcción y medioambientales en un único sistema. Las actividades que afectan al medio ambiente físico se rigen por normas generales o requieren una autorización especial (omgevingsvergunning). Las autoridades descentralizadas (municipios, provincias y juntas de aguas) son los organismos competentes, y los servicios regionales de ordenación del medio ambiente (omgevingsdiensten) se encargan de la inspección y el cumplimiento en la práctica. Las empresas que gestionan residuos, vierten al agua, emiten contaminantes a la atmósfera, almacenan sustancias peligrosas o gestionan instalaciones de alto consumo energético deben asumir que están sujetas a la ley y consultarla en lugar de esperar.

El cumplimiento de la normativa sobre productos está impulsado por la UE y se aplica cada vez con mayor rigor en las fronteras. Para comercializar un producto en el mercado de la UE, se requiere el cumplimiento de la legislación armonizada aplicable, el marcado CE cuando sea obligatorio, la documentación técnica y la existencia de un operador económico responsable establecido en la Unión. Las empresas alimentarias están sujetas a la Autoridad Neerlandesa de Alimentos y Productos (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) en materia de higiene, etiquetado y trazabilidad; la seguridad de los productos de consumo, la maquinaria, los juguetes y los equipos eléctricos también están bajo la jurisdicción de esta autoridad. El transporte, la gestión de residuos, la vivienda y las infraestructuras son supervisados ​​por la Inspección de Medio Ambiente y Transporte (Inspectie Leefomgeving en Transport).

Las obligaciones de sostenibilidad corporativa también se incluyen aquí, aunque con ciertas reservas. El alcance y el calendario de la presentación de informes de sostenibilidad se han modificado repetidamente a nivel de la UE mediante el proceso ómnibus, y la implementación en los Países Bajos se ha quedado rezagada, por lo que cualquier afirmación sobre quién informa y desde cuándo debe verificarse con la situación actual en lugar de basarse en un artículo anterior. Lo que sí está claro es la situación en materia de diligencia debida: tras el ómnibus I, la Directiva (UE) 2026/470 eliminó el régimen armonizado de responsabilidad civil de la directiva sobre diligencia debida en materia de sostenibilidad corporativa, limitó las sanciones al tres por ciento y estableció la transposición para el 26 de julio de 2028 y la aplicación para el 26 de julio de 2029.

Servicios de administración corporativa y licencias sectoriales

Una serie de obligaciones se asocian simplemente a la existencia de una entidad jurídica neerlandesa. El registro en el Handelsregister de la Kamer van Koophandel debe mantenerse actualizado, incluyendo directores, firmantes autorizados y el domicilio social; un registro desactualizado es lo que permite que un antiguo director siga figurando como autorizado. Los beneficiarios finales deben estar registrados en el registro UBO de la Kamer van Koophandel. El acceso público general a dicho registro se cerró tras la sentencia del Tribunal de Justicia del 22 de noviembre de 2022, pero la obligación de registro en sí misma permanece inalterada y el acceso sigue abierto a las autoridades competentes y, en determinadas circunstancias, a las instituciones con obligaciones en virtud de la Wwft.

El gobierno corporativo añade una capa adicional. Los directores tienen el deber de actuar en interés de la empresa y su actividad, los conflictos de intereses deben declararse y el director con conflicto debe ser excluido de la decisión, y los regímenes de consejo de administración de dos niveles y comité de empresa conllevan sus propios requisitos de consulta y aprobación. Desde el 1 de enero de 2025, se aplica el Wet aanpassing geschillenregeling en verduidelijking ontvankelijkheidseisen enqueteprocedure, que modifica las normas sobre disputas entre accionistas y sobre el acceso al procedimiento de investigación ante la Ondernemingskamer (Cámara de Empresas).

Además de todo esto, existen licencias sectoriales. Los servicios financieros requieren autorización bajo la Ley de Control Financiero (Wet op het financieel toezicht) del Banco Central de los Países Bajos (De Nederlandsche Bank) o la Autoridad de Mercados Financieros (Autoriteit Financiele Markten). Los juegos de azar requieren una licencia de la Autoridad de Juegos de Azar (Kansspelautoriteit). Los proveedores de atención médica responden ante la Inspección de Salud y Juventud (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd) y, en materia de tarifas y conducta de mercado, ante la Autoridad de Servicios de Salud (Nederlandse Zorgautoriteit). El cuidado infantil, la seguridad privada, el transporte en taxi, la gestión de residuos y las armas de fuego tienen sus propios regímenes. La regla general es que, si el acceso a su mercado está controlado, las condiciones de la licencia constituyen obligaciones de cumplimiento de primer orden, y su incumplimiento pone en riesgo la licencia, no solo su balance.

Quién hace cumplir qué: los supervisores holandeses de un vistazo

El cumplimiento normativo se vuelve manejable una vez que se identifica la autoridad responsable de cada obligación, ya que esto permite conocer los instrumentos de aplicación, las obligaciones de información y el tono de la conversación. A continuación, se presenta el modelo práctico para la mayoría de las empresas.

• Autoriteit Persoonsgegevens: el RGPD y la Ley de Protección de Datos (Uitvoeringswet AVG), notificaciones de violaciones de datos y reclamaciones de los interesados.
• Nederlandse Arbeidsinspectie: Las condiciones laborales, la jornada laboral, el salario mínimo legal, la contratación de extranjeros y, cada vez más, la explotación laboral.
• Autorización de consumo en el mercado: competencia, protección del consumidor y los mercados regulados de energía, telecomunicaciones, correos y transporte.
• De Nederlandsche Bank y Autoriteit Financiele Markten: supervisión prudencial y de conducta de las empresas financieras en el marco del Wet op het financieel toezicht, y supervisión del Wwft de las instituciones a ellas asignadas.
• Belastingdienst, incluido Bureau Toezicht Wwft: Declaraciones y pagos de impuestos, mantenimiento de registros y supervisión contra el lavado de dinero de comerciantes e intermediarios.
• FIU-Países Bajos: Recibe informes de transacciones inusuales y decide cuáles se convierten en transacciones sospechosas que se remiten a las autoridades investigadoras.
• Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit: Seguridad alimentaria, seguridad de los productos, etiquetado y bienestar animal.
• Inspección Leefomgeving y Transporte: transporte, recogida de residuos, agua y vivienda.
• Municipios, provincias y omgevingsdiensten: permisos y cumplimiento en virtud del Omgevingswet.
• Rijksinspectie Digitale Infrastructuur y los supervisores sectoriales de ciberseguridad: el deber de diligencia y la notificación de incidentes conforme a la Ley de Seguridad Cibernética (Cyberbeveiligingswet), con registro en el Centro Nacional de Seguridad Cibernética (Nationaal Cyber ​​Security Centrum).
• Douane y la Centrale Dienst voor In-en Uitvoer: aduanas, control de exportaciones, licencias de doble uso y sanciones en la frontera.
• Reguladores del sector: Kansspelautoriteit para los juegos de azar, Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd y Nederlandse Zorgautoriteit para la asistencia sanitaria, y Nederlandse Arbeidsautoriteit para la admisión de intermediarios laborales a partir de 2027.

Detrás de todas ellas subyace la vía penal. La Ley sobre delitos económicos (Wet op de economische delicten) convierte las infracciones de una larga lista de normas reglamentarias en delitos económicos, investigados por la FIOD o la inspección competente y procesados ​​por el Functioneel Parket. Este es el camino por el que un problema administrativo se convierte en penal, y por eso la decisión sobre cómo responder a la primera solicitud de información de un supervisor es una decisión jurídica, no operativa.

¿Cuánto cuesta realmente el incumplimiento?

El coste más evidente es la multa, y los límites son elevados: veinte millones de euros o el cuatro por ciento de la facturación mundial según el RGPD, multas basadas en la facturación en la legislación de competencia y categorías de sanciones en la Directiva sobre la Emisión de Mercaderías que varían según la gravedad de la infracción. Sin embargo, las multas rara vez representan el mayor gasto.

El segundo coste es la pérdida del permiso para operar. Un supervisor puede suspender o revocar una licencia, imponer una orden sujeta a una multa que se acumula diariamente hasta su cumplimiento, clausurar el establecimiento o prohibir la comercialización de un producto. Para una empresa regulada, esto tiene consecuencias fatales, a diferencia de una multa, y entra en vigor de inmediato, incluso si hay una objeción o apelación pendiente, a menos que un juez de medidas cautelares la suspenda.

El tercer coste es personal. Los administradores pueden ser considerados responsables ante la empresa por mala gestión, ante terceros por actos ilícitos y ante la masa concursal si no se presentaron las cuentas o la administración fue deficiente. Según el artículo 51 del Código Penal, un delito cometido por una empresa también puede imputarse a quienes la dirigieron o la permitieron a sabiendas, lo que significa que el expediente de cumplimiento se convierte en prueba tanto para las personas físicas como para la propia entidad.

El cuarto coste es comercial y rara vez aparece en un memorando legal. Los bancos reevalúan las relaciones, las aseguradoras revisan los precios o retiran la cobertura, los procesos de licitación exigen declaraciones que ya no se pueden realizar, los clientes invocan sus derechos de auditoría y rescisión, y los adquirentes ofrecen descuentos por indemnizaciones. Los incumplimientos también salen a la luz años después durante la debida diligencia, donde el precio se paga por segunda vez. Mantenerse al día, como se argumenta en nuestra nota sobre cómo anticiparse al cumplimiento corporativo , es mucho más económico que subsanar las deficiencias bajo supervisión.

Construir un programa de cumplimiento que pueda demostrar

Un programa de cumplimiento normativo es un sistema para transformar las obligaciones en comportamiento y el comportamiento en evidencia. Comienza con un registro de obligaciones: una lista única de todo lo que vincula a la empresa, organizada por las áreas mencionadas anteriormente, con la fuente, el supervisor, el responsable interno y la evidencia que demuestra el cumplimiento de la obligación. Durante este proceso, la mayoría de las organizaciones descubren que el problema no radica en el desacuerdo sobre las normas, sino en la ausencia de una persona responsable de su cumplimiento.

A continuación, se realiza la evaluación de riesgos. Califique cada obligación según la probabilidad de fallo y la gravedad de sus consecuencias, y sea honesto: la gravedad no se limita al aspecto financiero; un permiso en riesgo tiene mayor importancia que una multa mayor. Concentre los controles donde la puntuación sea alta, en lugar de distribuir el esfuerzo de manera uniforme, y registre el razonamiento, ya que un supervisor aceptará con mucha más facilidad una priorización deliberada que una lista de verificación genérica que nadie haya completado.

Los controles deben integrarse en el proceso desde su diseño, en lugar de añadirse posteriormente. Un paso de filtrado dentro del sistema de recepción de pedidos, un campo obligatorio para la base legal en la herramienta de marketing, una aprobación por parte de terceros para los pagos que superen un umbral y un recordatorio automático para las fechas de renovación de permisos funcionan porque operan sin que nadie tenga que recordar cumplirlos. Asigne a cada control un responsable con la autoridad y el presupuesto necesarios para su funcionamiento, y una línea jerárquica a un miembro del consejo de administración responsable del conjunto.

La formación es responsabilidad de quienes toman las decisiones en cuestión: ventas y compras en materia de competencia y sanciones; marketing e informática en protección de datos; recursos humanos en contratación; y finanzas en impuestos y pagos. Debe ser concisa y práctica, repetirse y registrar la asistencia. Implementar un canal de denuncia que cumpla con la legislación de protección de denunciantes y que genere confianza; y tomar las denuncias con la seriedad necesaria para investigarlas adecuadamente.

Finalmente, supervise y demuestre. Establezca una periodicidad para las verificaciones internas, rastree una muestra de transacciones de principio a fin al menos anualmente, registre incidentes y cuasi accidentes, realice un seguimiento de la remediación hasta su finalización e informe a la junta directiva periódicamente, en lugar de solo después de que algo salga mal. Mantenga las políticas bajo control de versiones, registre la fecha de revisión de cada una y conserve la evidencia durante al menos el período de retención legal. Cuando un problema resulte ser una infracción, busque asesoramiento lo antes posible sobre si la divulgación voluntaria mejora su posición; en varios regímenes sí, pero solo si se realiza antes de que el supervisor se entere por otra vía. Un abogado especializado en cumplimiento normativo y su abogado corporativo pueden ayudarle a tomar esa decisión rápidamente, que suele ser lo que requiere la situación.

Preguntas frecuentes

Law and More Asesoramos a empresas en los Países Bajos en todo lo relacionado con sus obligaciones de cumplimiento normativo: empleo y comités de empresa, protección de datos y ciberseguridad, derecho de la competencia y del consumidor, lucha contra el blanqueo de capitales y sanciones, permisos y requisitos de productos, gobierno corporativo y responsabilidad de los directivos. Ayudamos a definir las obligaciones, a diseñar y probar programas, a gestionar investigaciones e inspecciones, y a representar a las empresas y a sus directivos cuando interviene un organismo de control o la fiscalía. Contacto Law and More para analizar la situación actual de su empresa.