Primer error: utilizar un contrato modelo que ignora las normas neerlandesas obligatorias.
Una plantilla internacional traducida al inglés es la fuente más común de problemas. La ley holandesa no le importa cómo se llame el documento ni qué ley hayan elegido las partes: si el trabajo se realiza en los Países Bajos, se aplican de todos modos las disposiciones obligatorias de la ley laboral holandesa y cualquier convenio colectivo de obligado cumplimiento. El resultado es un contrato que parece completo pero es inaplicable precisamente en los lugares donde importa. Tres cláusulas suelen fallar con mayor frecuencia. Un período de prueba solo es válido si se acuerda por escrito, es el mismo para ambas partes y se mantiene dentro de los límites del artículo 7:652 BW: ningún período de prueba en un contrato de seis meses o menos, un máximo de un mes en un contrato de duración determinada de menos de dos años, y un máximo de dos meses en un contrato de duración determinada más larga o un contrato de duración indefinida. Una cláusula de prueba que exceda el límite es nula en su totalidad, no reducida al máximo, por lo que un despido durante ese período es entonces un despido ordinario sin permiso. El período de preaviso es la segunda trampa. Según el artículo 7:672 del Código Civil alemán (BW), el plazo de preaviso legal para el empleador oscila entre uno y cuatro meses, dependiendo de la antigüedad, mientras que el empleado debe un mes. Las partes pueden prorrogar el plazo de preaviso del empleado por escrito, pero en ese caso el plazo del empleador debe ser al menos el doble del del empleado. El preaviso también se da al final del mes, salvo que se haya acordado otra cosa. La tercera cláusula es la de no competencia. El artículo 7:653 del Código Civil alemán exige que se acuerde por escrito con un empleado mayor de edad, y en un contrato de duración determinada solo es válida si el empleador expone en la propia cláusula los intereses comerciales imperiosos que la hacen necesaria. Por lo tanto, una cláusula genérica copiada en un contrato de duración determinada suele ser inútil. Compruebe también si existe un convenio colectivo aplicable a su sector, ya que puede prevalecer sobre su contrato en materia de escalas salariales, jornada laboral, complementos y pensiones.Segundo error: perder el control de los contratos de plazo fijo y la regla de la cadena.
Según la regla de la cadena del artículo 7:668a del Código Civil alemán (BW), un contrato de trabajo se considera de duración indefinida una vez que los contratos de duración determinada sucesivos superan los tres años, o tan pronto como se celebra un cuarto contrato. Los contratos se consideran sucesivos si el intervalo entre ellos es de seis meses o menos, y un convenio colectivo puede modificar esto en un número limitado de casos. Un cálculo erróneo da lugar a un empleado permanente que solo puede ser despedido con la autorización de la Agencia de Seguros para Empleados (UWV) o por el juzgado de primera instancia (kantonrechter). La segunda parte de este error reside en la obligación de notificación del artículo 7:668 del Código Civil alemán. Para cada contrato de duración determinada de seis meses o más, el empleador debe informar al empleado por escrito, a más tardar un mes antes de la fecha de finalización, si el contrato se prorrogará y en qué condiciones. Si se olvida, el empleado tiene derecho a una indemnización equivalente a un mes de salario; si se notifica con retraso, la indemnización es proporcional. Se trata de un plazo, no de una formalidad, y es una de las reclamaciones más económicas que un empleado puede ganar. Se avecina un cambio en este sentido. La Ley de mayor seguridad para los trabajadores flexibles (Wet meer zekerheid flexwerkers) ha sido aprobada y entrará en vigor por decreto real; amplía el período de interrupción tras el cual se inicia una nueva cadena de seis meses a tres años en la mayoría de los casos. Hasta su entrada en vigor, se aplica la interrupción de seis meses. La norma de los cuatro días para los trabajadores de guardia, según la cual un empleado llamado con menos de cuatro días de antelación puede rechazar la llamada y conserva el derecho a percibir su salario si la llamada se cancela, ya se deriva del artículo 7:628a del Código Civil alemán.Tercer error: tratar el tiempo de trabajo, el salario mínimo y las horas extras como una cuestión contractual.
El tiempo de trabajo está regulado por ley, por lo que un acuerdo entre empleador y empleado no puede modificarlo. La Ley de Jornada Laboral limita la jornada laboral a doce horas y la semana laboral a sesenta horas, y en cualquier período de dieciséis semanas el promedio no puede exceder las cuarenta y ocho horas semanales. El empleado tiene derecho a un mínimo de once horas consecutivas de descanso en cada período de veinticuatro horas, y a treinta y seis horas consecutivas de descanso en cada período de siete días. Quien trabaje más de cinco horas y media tiene derecho a un descanso de al menos treinta minutos, y quien trabaje más de diez horas, a un descanso de al menos cuarenta y cinco minutos. Se aplican normas separadas y más estrictas al trabajo nocturno y a los empleados jóvenes. La Ley también exige que el empleador lleve un registro de las horas de trabajo y descanso de manera que permita la supervisión, y la Autoridad Laboral de los Países Bajos puede imponer multas administrativas en caso de que falten dichos registros. Lo que la Ley de Jornada Laboral no hace es establecer el pago de horas extras: esto se deriva del contrato de trabajo o del convenio colectivo. La creencia común de que la ley garantiza una prima por horas extras es errónea, al igual que la creencia contraria de que las horas extras pueden quedar totalmente sin pagar, porque el salario total dividido por las horas efectivamente trabajadas nunca puede caer por debajo del salario mínimo legal. Desde el 1 de enero de 2024, ese salario mínimo se expresa como un salario mínimo por hora legal para todos los empleados, independientemente de la duración de la semana laboral; los montos se revisan dos veces al año y son publicados por el gobierno. Además del salario, la Ley de Salario Mínimo y Asignación Mínima de Vacaciones (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) otorga al empleado el derecho a una asignación de vacaciones de al menos el ocho por ciento del salario bruto anual, que normalmente se paga en mayo.Cuarto error: equivocarse con los derechos a vacaciones y permisos.
El derecho legal a vacaciones es cuatro veces las horas de trabajo semanales acordadas por año, según el artículo 7:634 BW, que son veinte días para una semana laboral completa de cinco días. Cualquier cosa que exceda eso es contractual. La distinción es importante debido a las reglas de vencimiento: los días legales caducan seis meses después del final del año calendario en el que se acumularon, a menos que el empleado no haya podido disfrutarlos razonablemente, mientras que los días contractuales están sujetos al período de limitación ordinario de cinco años. Un empleador que nunca informa a su personal sobre la fecha de vencimiento generalmente no podrá ampararse en ella. El artículo 7:638 BW obliga al empleador a permitir que el empleado tome al menos dos semanas ininterrumpidas de vacaciones, o dos semanas, cada año. Los empleados continúan acumulando vacaciones durante la enfermedad, lo que suele sorprender a los empleadores que han tenido una ausencia prolongada durante dos años. Junto con las vacaciones se encuentra la Ley de Trabajo y Cuidado (Wet arbeid en zorg). Contempla una baja por embarazo y maternidad de al menos dieciséis semanas en total, una semana de baja remunerada para la pareja inmediatamente después del parto, seguida de hasta cinco semanas adicionales de baja para la pareja durante los primeros seis meses al setenta por ciento del salario diario pagado por el UWV, y una baja parental equivalente a veintiséis veces la jornada laboral semanal hasta que el niño cumpla ocho años, de las cuales nueve semanas se remuneran al setenta por ciento del salario diario si se disfrutan durante el primer año. Las bajas por cuidados a corto y largo plazo y las bajas por emergencias completan el panorama. Registre todo esto en una política de bajas y en su administración de nóminas, ya que los derechos que no están registrados tienden a reclamarse al final del empleo, cuando resultan más costosos.Quinto error: subestimar lo que la enfermedad y la reintegración requieren
Un empleador debe continuar pagando al menos el setenta por ciento del salario durante la enfermedad por un máximo de ciento cuatro semanas según el artículo 7:629 BW, y en las primeras cincuenta y dos semanas ese pago no puede ser inferior al salario mínimo legal. Un convenio colectivo suele elevar este límite. Durante esos dos años se aplica una prohibición legal de despido según el artículo 7:670 BW, por lo que el despido por otro motivo debe justificarse de forma independiente y será evaluado rigurosamente. El aspecto procesal proviene de la Ley de Mejora de los Servicios de Asistencia Social (Wet verbetering poortwachter). El médico de la empresa elabora un análisis del problema alrededor de la sexta semana de ausencia, el empleador y el empleado acuerdan un plan de acción alrededor de la octava semana, evalúan el progreso al menos cada seis semanas y hacen balance al final del primer año, y la reincorporación en la propia organización del empleado tiene prioridad sobre la reubicación en otro lugar. Si UWV concluye al final de los dos años que el empleador hizo esfuerzos insuficientes para la reincorporación, puede extender la obligación de pagar los salarios hasta cincuenta y dos semanas. Los empleadores también deben contar con un contrato básico con un servicio de salud ocupacional certificado y acceso a un médico de la empresa, y cualquiera de las partes puede solicitar la opinión de un experto de la UWV cuando no estén de acuerdo sobre la capacidad o sobre los esfuerzos realizados.Sexto error: registros descuidados y manejo negligente de los datos de los empleados.
En los litigios laborales en los Países Bajos, el empleador suele tener la carga de probar que hizo lo que dice que hizo: que se dio una advertencia, que se estableció un objetivo, que se tomó una medida de reinserción, que se registraron las horas. Un expediente incompleto no es un hecho neutral, es una posición perdedora. Antes del primer día de trabajo, el empleador debe establecer la identidad del empleado a partir de un documento de identidad válido original y conservar una copia en la administración de nóminas; el permiso de conducir no es suficiente. Los períodos de conservación varían según el documento. Los registros de nómina e impuestos están sujetos a la obligación de conservación de siete años establecida en la Ley General de Impuestos (Algemene wet inzake rijksbelastingen), y los datos relativos a los impuestos sobre la nómina, incluida la copia del documento de identidad, deben conservarse durante cinco años después de la finalización del empleo. Los datos que ya no son necesarios para un propósito definido deben eliminarse, porque el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, en neerlandés AVG) permite su almacenamiento solo durante el tiempo necesario. Las demás obligaciones del RGPD son igualmente concretas: una base legal para cada operación de tratamiento, un registro de las actividades de tratamiento, información clara al personal sobre qué se recopila y por qué, seguridad adecuada y notificación de una violación de datos personales a la Autoridad de Protección de Datos neerlandesa en un plazo de setenta y dos horas cuando la violación pueda suponer un riesgo. El consentimiento rara vez es una base válida en una relación laboral debido a la dependencia entre las partes. Cualquier supervisión de los empleados y cualquier acuerdo para el tratamiento de sus datos personales también requiere el consentimiento del comité de empresa en virtud del artículo 27 de la Ley de Comités de Empresa (Wet op de ondernemingsraden).Error siete: improvisar el final de la relación laboral.
La ley holandesa de despidos funciona con una lista cerrada de motivos en el artículo 7:669 BW, y el empleador debe demostrar que un motivo se cumple completamente y que no es posible la reubicación en otro puesto adecuado dentro de un plazo razonable. El procedimiento sigue el motivo: el despido por razones económicas empresariales o después de dos años de incapacidad laboral se tramita a través del UWV, y todos los demás motivos, como la falta de idoneidad, la conducta culpable o una relación laboral perturbada, se tramitan a través del juzgado de primera instancia, al que se le solicita la rescisión del contrato. Elegir el procedimiento incorrecto cuesta meses. Se repiten dos errores. El primero es la falta de un expediente de desempeño: el despido por falta de idoneidad requiere que se haya informado al empleado con suficiente antelación, se le haya dado una oportunidad real de mejorar y se le haya apoyado para hacerlo, y un tribunal que solo vea una evaluación final rechazará la solicitud. El segundo es despido sumario (ontslag op staande voet), que requiere una causa urgente, acción inmediata y una declaración inmediata del motivo; un empleador que investiga durante tres semanas antes de actuar casi siempre ha perdido el caso antes de empezar. El pago de transición legal según el artículo 7:673 BW se debe al finalizar por iniciativa del empleador, se acumula desde el primer día de empleo y, por lo tanto, también es pagadero después de un despido durante el período de prueba; su máximo lo establece cada año el gobierno y se publica en el Staatscourant, así que nunca cite una cifra de un documento anterior. Cuando el empleador ha actuado de manera gravemente culpable, el tribunal puede otorgar una compensación justa adicional. Muchos expedientes terminan en cambio en un acuerdo de solución (vaststellingsovereenkomst), en cuyo caso la redacción debe proteger el subsidio por desempleo del empleado, y el empleado tiene catorce días para revocar el acuerdo por escrito sin dar razones. Nuestro artículo sobre el pago de transición Explica el cálculo con más detalle.Cómo poner al día su cumplimiento de la legislación laboral holandesa
El cumplimiento normativo es un ciclo de revisión, no un proyecto. Comience con los contratos vigentes y verifique las cláusulas de período de prueba, preaviso y no competencia con respecto a los límites legales y al convenio colectivo de su sector. Luego, registre cada contrato de duración determinada con su fecha de finalización, el plazo de notificación de un mes y su posición en la cadena. Verifique que se registre el tiempo de trabajo, que la remuneración por hora trabajada cumpla con el mínimo legal y que los saldos de vacaciones y permisos sean visibles en el sistema y no en la memoria de alguien. A continuación, revise los expedientes. Un expediente por empleado, que contenga el contrato firmado y sus modificaciones, la descripción del puesto, las evaluaciones, las advertencias, los acuerdos de mejora y cualquier documento de baja por enfermedad y reincorporación, con acceso limitado a las personas que lo necesiten y un calendario de conservación que se aplique realmente. Finalmente, acuerde internamente que no se anuncie ninguna rescisión antes de que se hayan verificado los fundamentos, la ruta y el expediente, ya que esta regla evita la mayoría de las reclamaciones descritas anteriormente. Law & More B.V. El equipo de empleo lleva a cabo esta revisión para los empleadores y los comités de empresa.Law & More Asesora a empleadores holandeses e internacionales en materia de contratos laborales, obligaciones de convenios colectivos, jornada laboral y remuneración, bajas por enfermedad y reincorporación, datos de los empleados y despidos, y representa tanto a empleadores como a empleados ante la UWV y el juzgado de primera instancia. Con oficinas en Eindhoven y Amsterdam y un equipo multilingüe, podemos revisar su documentación antes de que sea probada por una reclamación. Para hablar sobre su situación, contactar a nuestro equipo técnico..Preguntas frecuentes
¿Cuál es uno de los errores más comunes que cometen los empleadores con los contratos de trabajo holandeses?
Un error frecuente es utilizar el tipo de contrato incorrecto para cada situación, como confundir contratos de duración determinada, contratos indefinidos, contratos por horas y contratos de cero horas, cada uno con sus propias normas y ventajas. Utilizar el tipo de contrato equivocado puede generar trabajo adicional o problemas legales posteriormente, por lo que es recomendable consultar con asesores legales con experiencia ante cualquier duda.
¿Qué derechos laborales suelen pasar por alto las empresas según la legislación holandesa?
Las empresas suelen pasar por alto las normas sobre jornada laboral, horas extras y protección de datos. La Ley de Jornada Laboral establece límites estrictos a la jornada diaria y semanal, así como a los periodos de descanso, pero no regula la remuneración por horas extras: esta se rige por el contrato de trabajo o el convenio colectivo, con la salvedad de que la remuneración por hora trabajada no puede ser inferior al salario mínimo legal. Estas protecciones se aplican estrictamente independientemente de la antigüedad de la empresa en el mercado neerlandés.
¿Durante cuánto tiempo se pueden conservar los datos personales de los empleados según la normativa neerlandesa de protección de datos?
Los periodos de conservación dependen del tipo de datos: los registros de nómina deben conservarse generalmente durante siete años, mientras que no existe un plazo legal para los datos de los candidatos no seleccionados: la Autoridad de Protección de Datos de los Países Bajos recomienda eliminarlos en un plazo de cuatro semanas desde la finalización del proceso de selección, o en el plazo de un año con el consentimiento del candidato. Las empresas deben tener una razón clara para recopilar cualquier información de los empleados y no deben conservar los datos más tiempo del necesario según el RGPD y la legislación neerlandesa sobre privacidad.
¿Qué puede ocurrir si un empleador gestiona de forma inadecuada el despido de un empleado?
Los tribunales pueden ordenar el pago de una indemnización sustancial o incluso exigir al empleador que readmita al empleado si se determina que el despido fue injustificado. Esto puede obligar a la empresa a cubrir varios meses de salarios adicionales o a afrontar interrupciones laborales continuas, por lo que es fundamental seguir el procedimiento correcto y documentar cada decisión.
¿Cómo deben prepararse los empleadores antes de tomar una decisión de despido?
Los empleadores deben llevar un registro detallado de los problemas de desempeño, la retroalimentación y los planes de mejora claros mucho antes de cualquier despido, y establecer políticas bien definidas para el manejo de la mala conducta. En los despidos motivados por razones económicas, los empleadores deben poder demostrar claramente la necesidad empresarial que justifica la decisión.
