Los empleadores procesan una gran cantidad de datos sobre sus empleados a lo largo del tiempo. Todos estos datos se almacenan en un archivo personal. Este fichero contiene datos personales importantes y, por ello, es fundamental que se realice de forma segura y correcta. ¿Por cuánto tiempo se les permite a los empleadores (o, en algunos casos, se les exige) conservar estos datos? En este blog, puede leer más sobre el período legal de conservación de los archivos personales y cómo tratarlo.
¿Qué es un expediente personal?
Como se mencionó anteriormente, un empleador a menudo tiene que lidiar con los datos personales de sus empleados. Estos datos deben almacenarse correctamente y luego destruirse. Esto se hace a través de un archivo de personal. Esto incluye el nombre y la dirección de los empleados, contratos de trabajo, informes de rendimiento, etcétera. Estos datos deben cumplir con los requisitos de la normativa AVG y deben conservarse durante un período de tiempo determinado.
(Si desea saber si su expediente personal cumple con los requisitos de la AVG, consulte nuestra lista de verificación AVG para expedientes personales aquí ).
Retención de datos de empleados
El AVG no otorga períodos de retención específicos para los datos personales. No existe una respuesta sencilla al período de retención de un archivo personal, ya que consta de diferentes tipos de datos (personales). Se aplica un período de retención diferente a cada categoría de datos. También afecta si la persona sigue siendo un empleado o ha dejado el empleo.
Categorías de períodos de retención
Como se indicó anteriormente, existen diferentes períodos de retención relacionados con la retención de datos personales en un archivo personal. Hay dos criterios a considerar, a saber, si un empleado todavía está empleado o ha dejado el empleo. A continuación se muestra cuándo ciertos datos deben destruirse o conservarse.
Expediente personal actual
No se establecen periodos de conservación fijos para los datos contenidos en un expediente personal actual de un empleado que todavía está empleado. La AVG solo impone a los empleadores la obligación de mantener los expedientes del personal 'al día'. Esto significa que el propio empleador está obligado a fijar un plazo para la revisión periódica de los archivos de personal y la destrucción de los datos obsoletos.
Detalles de la aplicación
Los datos de la solicitud relativos a un candidato que no esté contratado deberán destruirse en un plazo máximo de 4 semanas después de la finalización del procedimiento de solicitud. Datos como una carta de motivación o de solicitud, CV, declaración de comportamiento, correspondencia con el solicitante entran en esta categoría. Con el consentimiento del solicitante, es posible conservar los datos durante aproximadamente 1 año.
Proceso de reintegración
Cuando un empleado ha completado un proceso de reinserción y regresa a su puesto de trabajo, se aplica un período máximo de retención de 2 años después de la finalización de la reincorporación. Hay una excepción a esto cuando el empleador es autoasegurador. En esa situación, se aplica un período de retención de 5 años.
Máximo 2 años después de la terminación del empleo
Después de que un empleado deja el empleo, la mayor parte de los datos (personales) en el archivo de personal están sujetos a un período de retención de hasta 2 años.
Esta categoría incluye:
- Contratos de trabajo y modificaciones al mismo;
- Correspondencia relativa a renuncias;
- Informes de tasaciones y revisiones de desempeño;
- Correspondencia relacionada con ascensos/descensos;
- Correspondencia sobre enfermedades de UWV y médico de empresa;
- Informes relacionados con la Ley de mejora de Gatekeeper;
- Acuerdos de pertenencia al Comité de Empresa;
- Copia del certificado.
Al menos 5 años después de la terminación del empleo
Ciertos datos de archivos personales están sujetos a un período de retención de 5 años. Por lo tanto, el empleador está obligado a conservar estos datos durante un período de 5 años después de que el empleado deje el empleo. Estos son los siguientes datos:
- Declaraciones de impuestos sobre la nómina;
- Copia del documento de identificación del empleado;
- Datos de etnicidad y origen;
- Datos relacionados con los impuestos sobre la nómina.
Por lo tanto, estos datos deben conservarse durante al menos cinco años, incluso si son reemplazados por nuevas declaraciones en el archivo personal.
Al menos 7 años después de la terminación del empleo
A continuación, el empleador también tiene la llamada "obligación de retención de impuestos". Esto obliga al empleador a mantener todos los registros básicos por un período de 7 años. Esto incluye datos básicos, embargos de salario, registros de nómina y acuerdos salariales.
¿Período de retención vencido?
Cuando haya expirado un período máximo de conservación de datos de un archivo personal, el empleador ya no podrá utilizar los datos. Estos datos deben ser destruidos.
Una vez transcurrido el período mínimo de retención, el empleador puede destruir estos datos. Se exceptúa el caso en que, transcurrido dicho período, el empleado solicite la destrucción de los datos.
¿Tiene alguna pregunta sobre los plazos de conservación de los expedientes del personal o de otros datos? Si es así, póngase en contacto con nosotros. ¡Nuestros abogados laboralistas estarán encantados de ayudarle!
