Una firma electrónica tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita según el artículo 3:15a del Código Civil neerlandés, siempre que el método de autenticación utilizado sea suficientemente fiable en función de la finalidad de la firma y de las demás circunstancias. Por consiguiente, la legislación neerlandesa y europea no prescribe una tecnología, sino un estándar de fiabilidad que debe ajustarse a lo que está en juego. Una firma electrónica cualificada cumple legalmente con dicho estándar, mientras que las formas más sencillas deben demostrar su legitimidad en caso de ser impugnadas.
En resumen, se trata de la prueba legal en la que prácticamente todas las cuestiones prácticas sobre la firma electrónica se reducen a esto: ¿cómo saber quién firmó?, ¿cómo saber si tenía intención de firmar?, y ¿cómo saber si el documento no ha sufrido modificaciones desde entonces? Este artículo expone el marco normativo europeo y neerlandés, los tres niveles de firma legalmente reconocidos y su validez probatoria, los documentos que no pueden firmarse electrónicamente y los errores que suelen invalidar una firma.
Por qué es importante el estándar de confiabilidad
Una firma que no cumple con los requisitos no invalida automáticamente el contrato. El derecho neerlandés no es formalista: un contrato generalmente se formaliza mediante oferta y aceptación, y puede probarse por cualquier medio. Lo que le cuesta una firma débil es la posición probatoria. Si la otra parte niega haber firmado, y su único registro es una dirección de correo electrónico y un clic, usted tiene la carga de la prueba para demostrar que esa persona firmó y tenía la intención de obligarse, y debe hacerlo en un proceso que usted no inició.
La consecuencia práctica es que el esfuerzo dedicado a la autenticación debe reflejar la exposición del documento. Una aprobación interna, una confirmación de pedido rutinaria y un contrato de arrendamiento de quince años no requieren el mismo tratamiento. La verificación de ambos no es un mero trámite de cumplimiento; marca la diferencia entre una disputa sobre el contenido del contrato y una disputa sobre su existencia. Nuestra nota sobre las obligaciones de cumplimiento legal sitúa esta cuestión en un contexto más amplio.
El marco europeo y neerlandés
La base europea es el Reglamento (UE) 910/2014, el Reglamento eIDAS, cuyas normas sobre firmas electrónicas se aplican desde el 1 de julio de 2016. Su principio fundamental es que no se puede negar la validez jurídica ni la admisibilidad como prueba de una firma simplemente por ser electrónica, y que una firma electrónica cualificada tiene la misma validez jurídica que una firma manuscrita en toda la Unión. Dicho reglamento fue modificado sustancialmente por el Reglamento (UE) 2024/1183, en vigor desde el 20 de mayo de 2024, que incorpora la Cartera Digital Europea al marco normativo; los Estados miembros deberán ponerla a disposición de sus usuarios antes de finales de 2026, y se prevé que se convierta en una forma habitual de acreditar la identidad al firmar.
¿Qué añade el artículo 3:15a BW?
La legislación neerlandesa vincula el régimen europeo con el derecho probatorio ordinario. El artículo 3:15a del Código Civil equipara la firma electrónica con la manuscrita cuando el método de autenticación es suficientemente fiable, y considera que una firma que cumple los criterios cualificados satisface dicha prueba. Asimismo, establece lo contrario, disposición que suele pasarse por alto: un método no puede considerarse poco fiable por el mero hecho de no utilizar un certificado cualificado o un dispositivo cualificado para la creación de firmas. En otras palabras, una firma simple no es inválida; simplemente no se considera válida hasta que se demuestre su autenticidad. Las partes comerciales también pueden acordar entre sí apartarse de las presunciones legales.
Donde la ruta electrónica está cerrada
Algunas transacciones no pueden completarse con una firma electrónica, ya que la legislación neerlandesa exige una escritura notarial o un formulario escrito específico. La transmisión de bienes inmuebles y la transmisión de acciones en una sociedad colectiva (besloten vennootschap) requieren una escritura otorgada ante notario público, y asuntos como un acuerdo prenupcial o un testamento siguen el mismo procedimiento; en estos casos, la intervención de un notario es obligatoria. En otros casos, la ley exige la forma escrita sin necesidad de papel, y se acepta una versión electrónica siempre que el documento pueda consultarse, su autenticidad esté suficientemente garantizada, el momento de la celebración pueda establecerse con suficiente certeza y se pueda determinar la identidad de las partes. Comprobar a cuál de las tres categorías pertenece su documento es el primer paso, no el último.
Los tres niveles de firma y su valor
El Reglamento eIDAS distingue tres niveles, cuya diferencia radica en la evidencia, no en la moral. Una firma electrónica simple es cualquier dato electrónico adjunto o lógicamente asociado a un documento, utilizado por el firmante para firmar: un nombre escrito, un clic en un botón de aceptación o una imagen escaneada de una firma. Una firma electrónica avanzada debe estar vinculada de forma unívoca al firmante, ser capaz de identificarlo, crearse con datos bajo su control exclusivo y estar vinculada al documento de tal manera que cualquier modificación posterior sea detectable. Una firma electrónica cualificada es una firma avanzada creada con un dispositivo de creación de firmas cualificado y basada en un certificado cualificado emitido por un proveedor de servicios de confianza incluido en la lista europea de confianza, que verifica previamente la identidad del firmante.
Solo la firma cualificada se equipara legalmente a una firma manuscrita. Para las otras dos, el tribunal decide, según el criterio del artículo 3:15a del Código Civil neerlandés, si el método utilizado fue suficientemente fiable para este documento en estas circunstancias. Por ello, la recomendación honesta no es que las firmas simples sean inseguras, sino que deben utilizarse cuando el riesgo es mínimo y la relación está consolidada, y que cualquier transacción con un largo plazo de validez, un valor elevado o una contraparte desconocida merece al menos una firma avanzada.
Lo que demuestra una firma en los procedimientos holandeses
Un documento privado que lleva la firma de la parte contra la que se invoca tiene un valor probatorio indiscutible respecto a las declaraciones que contiene. La salvedad importante según el derecho procesal neerlandés es que, si dicha parte niega categóricamente que la firma sea suya, el documento no prueba nada hasta que la parte que se basa en él demuestre su procedencia. Una firma cualificada facilita esta demostración, ya que el certificado y los datos de auditoría identifican al firmante. Con una firma simple, la misma demostración depende enteramente de lo que la plataforma de firma registró en su momento, información que no puede reconstruirse posteriormente.
Identidad, intención e integridad en la práctica
La identidad se establece mediante lo que el proceso captura antes de aplicar la firma. Un enlace enviado por correo electrónico demuestra el control de un buzón de correo y poco más. Un segundo factor por teléfono, una transacción bancaria verificada, una comprobación de identidad por vídeo o un certificado cualificado obtenido tras una verificación presencial elevan el nivel de seguridad y dejan constancia de ello. Cuando varias personas comparten un acceso departamental, el proceso no determina en absoluto quién firmó, lo que constituye una debilidad recurrente en los expedientes de empleo y contratación.
La intención se demuestra con el acto: abrir el documento, revisarlo y firmarlo, siendo la versión firmada la que se presenta. Una plataforma que registra el hash del documento, la hora, la autenticación utilizada y la secuencia de pasos genera la evidencia de que existía dicha intención. La integridad es el aspecto criptográfico de este mismo principio. Un documento sellado revela cualquier alteración posterior, por lo que un contrato firmado nunca debe editarse para corregir una errata; una versión corregida constituye un nuevo documento y requiere una nueva ronda de firmas.
Mantener el registro
El registro de auditoría forma parte del documento firmado, no es un añadido administrativo posterior, y debe almacenarse junto con él: quién fue invitado, quién lo abrió, cómo se autenticó, cuándo firmó y el resultado de la validación de cualquier certificado en el momento de la firma. Los certificados caducan, y una firma validada en el momento de la firma solo se puede verificar posteriormente si dicha validación se registró. La conservación debe ajustarse a los plazos aplicables a la relación subyacente, que para los registros relevantes a efectos fiscales es de siete años según la Ley General de Impuestos del Estado, y más tiempo cuando se trate de bienes inmuebles.
Dónde fallan las firmas electrónicas
Los fallos que observamos se ajustan a unos pocos patrones. El primero es una discrepancia entre la autenticación utilizada y el valor del documento: una firma automática en un contrato que representa un año de facturación. El segundo es el uso de un buzón o inicio de sesión compartido, lo que imposibilita atribuir la acción a una persona. El tercero es una orden de firma que no coincide con la autoridad, donde la persona que firma no puede vincular a la empresa; la verificación de la autoridad representativa en el registro de la Cámara de Comercio debe realizarse durante el proceso de firma, no después. El cuarto es un registro incompleto, donde se cambia la plataforma o caduca la suscripción y, con ella, se pierden los datos de auditoría.
Ninguno de estos problemas es costoso de solucionar, pero todos son costosos de litigar. Antes de firmar un contrato , y antes de solicitar la firma de la otra parte, conviene definir de antemano el tipo de firma que requiere el documento y quién de cada parte puede utilizarla. Cuando una firma se realiza en nombre de otra persona, el poder notarial subyacente debe estar tan bien documentado como la propia firma.
Documentos que requieren especial atención
Algunas cláusulas solo son válidas si se acuerdan por escrito, y es precisamente en este requisito donde más a menudo hay que defender la firma electrónica. Una cláusula de no competencia y un período de prueba en un contrato de trabajo deben acordarse por escrito, y un contrato de trabajo celebrado a través de un portal solo cumplirá este requisito si el empleado puede consultar y guardar el texto y se puede establecer el momento de la firma. En los contratos de consumo celebrados a distancia, la información que el comerciante debe proporcionar debe facilitarse en un soporte duradero, por lo que el flujo de firma y el flujo de información deben diseñarse conjuntamente. Para los acuerdos con una contraparte fuera de la Unión Europea, compruebe si la firma será reconocida en esa jurisdicción antes de elegir el nivel, ya que la regla de equivalencia del Reglamento eIDAS solo se aplica hasta donde lo hace la Unión.
Establecer un proceso de firma que contenga
Una política eficaz es concisa. Clasifique los documentos en tres niveles, asigne un nivel de firma a cada nivel, indique las personas autorizadas para firmar en cada nivel, exija que el registro de auditoría se archive junto con el documento y enumere las transacciones que deben ser notariadas. Pruebe la política una vez con sus propios contratos estándar y otra vez con los contratos que le solicitan sus principales contrapartes, ya que el riesgo reside en el segundo conjunto de contratos.
Law & More asesora a empresas sobre firma electrónica, sobre los términos contractuales que la acompañan y sobre disputas en las que se cuestiona la validez de una firma. Si desea que se revise su proceso de firma o un acuerdo específico, Contactar con nosotros; nuestra página en asesoramiento legal sobre contratos Explica cómo trabajamos.
