Presentación electrónica de cuentas anuales: normas, plazos y excepciones de la SBR

Todas las sociedades anónimas holandesas (BV y NV) deben presentar sus cuentas anuales electrónicamente en el registro mercantil de la Cámara de Comercio (KVK), dentro de los ocho días siguientes a su aprobación por la junta general y, en cualquier caso, no más tarde de doce meses después del cierre del ejercicio económico (Artículo 2:394 del Código Civil neerlandés (BW)). La principal excepción: las empresas extranjeras que presentan sus cuentas en el formato exigido en su país de origen, y ciertos emisores de valores, quedan fuera de las normas de presentación electrónica.

La presentación tardía de la documentación no es una mera formalidad. Constituye un delito económico según la Ley de Delitos Económicos (Wet op de economische delicten) y, en caso de quiebra, se considera gestión indebida conforme al artículo 2:248(2) de la Ley de Quiebras. Esto crea la presunción de que la gestión indebida fue una causa importante de la quiebra, lo que traslada la carga de la prueba a los administradores en una reclamación por responsabilidad personal.

¿Qué es la presentación de informes comerciales estándar (SBR)?

SBR es el método electrónico estandarizado que utiliza el gobierno holandés para intercambiar datos financieros con el KVK y otras autoridades. Desde el año fiscal 2025, toda entidad jurídica, incluidas las grandes empresas, debe presentar sus cuentas anuales digitalmente; las entidades pequeñas aún pueden utilizar el KVKEl servicio en línea gratuito Zelf Deponeren Jaarrekening en lugar de comprar software SBR.

SBR se basa en un catálogo compartido de definiciones de datos, la Taxonomía Holandesa. Debido a que los datos en sí están estandarizados, las mismas cifras se pueden intercambiar con KVK, el Belastingdienst y los bancos sin tener que volver a introducirlos manualmente. Presentar la documentación a través del software SBR no tiene coste alguno. KVK Se deberá abonar una tasa de presentación, aunque pueden aplicarse costes adicionales por software y certificados PKI.

¿Qué normas se aplican a la presentación electrónica de documentos?

La obligación de presentación se deriva del artículo 2:394 del Código Civil alemán (BW). El formato electrónico se establece en el Decreto sobre la presentación electrónica en el registro mercantil (Besluit elektronische deponering handelsregister), que contiene las normas detalladas sobre el formato y los canales.

La obligación se implementó gradualmente según el tamaño de la empresa. Las pequeñas entidades debían presentar la declaración electrónicamente a partir del ejercicio fiscal 2016, y las medianas a partir del ejercicio fiscal 2017. Las grandes entidades y sus filiales medianas estuvieron exentas hasta que el Decreto fue modificado en diciembre de 2024 (Boletín de Actos y Decretos, Stb. 2024, 428); dicha exención finalizó a partir del ejercicio fiscal 2025.

¿Hay excepciones?

Sí, dos. Las normas de presentación electrónica no se aplican a las entidades jurídicas y empresas con domicilio social fuera de los Países Bajos que, en virtud del Decreto del Registro Mercantil de 2008 (Handelsregisterbesluit 2008), deben presentar sus documentos financieros ante el Registro Mercantil. KVK en el formato requerido en su país de origen.

La segunda excepción abarca a los emisores definidos en el artículo 1:1 de la Ley de Supervisión Financiera (Wft) y a las filiales de un emisor que también sean emisoras. Un emisor es cualquier entidad que emite o tiene intención de emitir valores; estas entidades presentan sus informes conforme a las normas específicas para las empresas cotizadas supervisadas por la AFM.

¿Qué debes comprobar como director?

La entidad sigue siendo responsable de presentar las cuentas de conformidad con los requisitos legales, y el director asume el riesgo si la presentación se realiza incorrectamente. Presentar la información en un formato distinto al prescrito constituye un delito según la Ley de Delitos Económicos.

• Verifique la fecha de aprobación por la asamblea general y presente la documentación dentro de los ocho días siguientes a la misma.
• Verifique que las cuentas estén registradas en el KVK a más tardar doce meses después del final del ejercicio económico.
• Conserva tu propia copia del KVK Confirmación de presentación; no se fíe únicamente de la palabra de su contable.
• Verifique que las cuentas proporcionen información suficiente para evaluar la situación financiera de la entidad e incluya el informe del auditor cuando se requiera una auditoría según el artículo 2:393 del Código Civil neerlandés.
• Comprueba si tu empresa es pequeña, mediana o grande, ya que eso determina qué información debes presentar.

Un ejemplo para ilustrar: un director asume que el contador ha presentado las cuentas y solo verifica el KVK El registro debe realizarse un año después, una vez transcurrido el plazo de doce meses. Si la empresa quiebra en un plazo de tres años, el síndico (administrador concursal) puede basarse en la presentación tardía de la documentación para interponer una demanda de responsabilidad civil contra dicho director a título personal, de conformidad con el artículo 2:248 del Código Civil alemán (BW).

¿En qué podemos ayudarle con la presentación de sus cuentas anuales?

Nuestros abogados corporativos ayudar a los directores extranjeros y holandeses con la obligación de presentación y con la correspondencia de la KVK.

• Verificamos si sus cuentas se presentaron a tiempo y en el formato correcto.
• Explicamos las cartas de la KVK sobre el requisito de presentación electrónica en lenguaje sencillo.
• Evaluamos si su empresa se encuentra dentro de una de las dos excepciones.
• Asesoramos a los directores sobre el riesgo de responsabilidad personal que corren tras una presentación tardía de la documentación.
• Defendemos a los administradores frente a una reclamación de responsabilidad interpuesta por un fideicomisario en virtud del artículo 2:248 del Código Civil alemán.

Resumen

• Presente sus cuentas anuales dentro de los ocho días posteriores a la adopción, y a más tardar doce meses después del final del ejercicio económico.
• La presentación de documentos debe realizarse electrónicamente; desde el ejercicio económico de 2025, esto se aplica a todas las entidades jurídicas, incluidas las grandes empresas.
• Las entidades extranjeras que presentan sus cuentas en el formulario de su país de origen, y ciertos emisores amparados por la Ley Wft, están exentos.
• La presentación tardía de documentos constituye un delito económico y se considera mala gestión si la empresa posteriormente quiebra.

Preguntas frecuentes