La Ley sobre la presentación electrónica en los registros comerciales: cómo se mueve el gobierno con los tiempos

Introducción

Ayudar a clientes internacionales que tienen una empresa en los Países Bajos es parte de mi trabajo diario. Después de todo, los Países Bajos son un gran país para hacer negocios, pero aprender el idioma o acostumbrarse a las prácticas comerciales holandesas puede resultar complicado a veces para las empresas extranjeras. Por lo tanto, una mano amiga suele ser apreciada. El alcance de mi asistencia va desde la asistencia en tareas complejas hasta la ayuda en la comunicación con las autoridades holandesas.

Recientemente, recibí una pregunta de un cliente para que explicara qué se decía exactamente en una carta de la Cámara de Comercio Holandesa. Esta carta, sencilla pero importante e informativa, se refería a una novedad en la presentación de estados financieros, que en breve sólo será posible de forma electrónica. La carta era el resultado del deseo del gobierno de adaptarse a los nuevos tiempos, de aprovechar las ventajas del intercambio electrónico de datos y de introducir una forma estandarizada de gestionar este proceso recurrente anual.

Por este motivo, a partir del ejercicio 2016 o 2017, los estados financieros deben presentarse electrónicamente, tal y como se recoge en la Ley sobre la presentación electrónica en los registros mercantiles, que se aprobó junto con la Resolución sobre la presentación electrónica en los registros mercantiles, que establece normas adicionales y detalladas. Es un texto largo, pero ¿qué contienen exactamente esta Ley y Resolución?

Entonces y ahora

Anteriormente, los estados financieros podían depositarse en la Cámara de Comercio tanto de forma electrónica como en papel. El Código Civil holandés aún contiene en gran medida disposiciones basadas en el depósito en papel. Actualmente, este método puede considerarse obsoleto y, de hecho, me sorprendió un poco que esta evolución no se haya producido antes. No es difícil imaginar que la presentación de los estados financieros en papel tiene muchas desventajas en comparación con la presentación electrónica de estos documentos si se analiza desde una perspectiva de costes y tiempo.

Piense en los costos del papel y en los costos y tiempo necesarios para poner las cuentas anuales en papel y presentarlas –también en papel- a la Cámara de Comercio, que luego tiene que procesar estos documentos escritos, sin mencionar el tiempo y los costos que surgen al dejar que un contador redacte o verifique estos estados financieros (no estandarizados).

Por ello, el gobierno propuso utilizar el “SBR” (abreviatura de Standard Business Report), que es un método electrónico estandarizado para crear y presentar información y documentos financieros, basado en un catálogo de datos (la Taxonomía holandesa). Este catálogo contiene definiciones de datos que pueden utilizarse para crear los estados financieros.

Otra ventaja del método SBR es que no sólo se simplifica el intercambio de datos entre la empresa y la Cámara de Comercio, sino que, gracias a la estandarización, también se facilita el intercambio de datos con terceros. Las pequeñas empresas ya pueden presentar sus declaraciones anuales electrónicamente mediante el método SBR desde 2007. Para las empresas medianas y grandes, esta posibilidad se introdujo en 2015.

Entonces, ¿cuándo y para quién?

El Gobierno ha dejado claro que la respuesta a esta pregunta es un ejemplo típico de que “el tamaño importa”. A partir del ejercicio 2016, las pequeñas empresas tendrán la obligación de presentar sus estados financieros de forma electrónica a través del SBR. Como alternativa, las pequeñas empresas que (redacten y) presenten sus estados financieros por sí mismas tienen la posibilidad de presentar sus estados financieros a través de un servicio en línea gratuito, el servicio “zelf deponeren jaarrekening”, que está en funcionamiento desde 2014.

La ventaja de este servicio es que no es necesario adquirir un software compatible con SBR. A partir del ejercicio 2017, las empresas medianas tendrán que presentar sus estados financieros a través de SBR. Para estas empresas también se pondrá en marcha un servicio temporal alternativo en línea (“opstellen jaarrekening”), mediante el cual las empresas medianas podrán elaborar ellos mismos sus estados financieros en formato XBRL y, posteriormente, presentarlos a través de un portal en línea (“Digipoort”). Esto significa que la empresa no tendrá que comprar necesariamente un software compatible con SBR de inmediato.

Este servicio será temporal y dejará de estar disponible al cabo de cinco años, a contar desde 2017. Las grandes empresas y las estructuras de grupos de tamaño mediano aún no tienen obligación de presentar sus estados financieros a través del SBR, ya que estas empresas tienen que hacer frente a un conjunto de requisitos muy complejo. La expectativa es que estas empresas tendrán la oportunidad de elegir entre presentar sus estados financieros a través del SBR o mediante un formato europeo específico a partir de 2019.

No hay reglas sin excepciones.

Una regla no sería una regla si no hubiera excepciones. Dos, para ser precisos. Las nuevas reglas relativas a la presentación de los estados financieros no son aplicables a las personas jurídicas y empresas con domicilio social fuera de los Países Bajos que, en virtud de la Handelsregisterbesluit 2008 (Resolución del Registro Mercantil de 2008), tienen la obligación de presentar los documentos financieros en la Cámara de Comercio, en la medida y en la forma en que dichos documentos deben ser divulgados en el país del domicilio social.

La segunda excepción se aplica a los emisores definidos en el artículo 1:1 de la Wft (Ley de Supervisión Financiera) y a las filiales de un emisor, en caso de que estos sean ellos mismos emisores. Se considera emisor a cualquier persona que desee emitir valores o tenga intención de hacerlo.

Otros puntos de atención

Pero eso no es todo. Las propias personas jurídicas deben tener en cuenta algunos aspectos adicionales de importancia. Uno de estos aspectos es el hecho de que la persona jurídica seguirá siendo responsable de la presentación de estados financieros que se ajusten a la leyEsto significa, entre otras cosas, que los estados financieros deben permitir obtener una visión clara, que permita evaluar de forma suficiente la situación financiera de la entidad jurídica.

Por ello, recomiendo a todas las empresas que comprueben cuidadosamente los datos de los estados financieros antes de presentarlos. Por último, pero no por ello menos importante, presten atención al hecho de que negarse a presentar los estados financieros en la forma prescrita constituirá una infracción en virtud de la Ley de Delitos Económicos (Wet op de Economische Delicten). Resulta bastante conveniente que se haya confirmado que los estados financieros creados mediante el método SBR pueden ser utilizados por la junta de accionistas para establecer dichos estados. Estas cuentas también pueden estar sujetas a auditoría por parte de un contable de conformidad con el artículo 2:393 del Código Civil holandés.

Conclusión

Con la introducción de la Ley sobre la presentación electrónica en los registros comerciales y la Resolución asociada, el gobierno ha mostrado un buen progreso. Como resultado, será obligatorio que las pequeñas y medianas empresas depositen los estados financieros electrónicamente de los años 2016 y 2017, respectivamente, a menos que la compañía esté dentro del alcance de una de las excepciones. Las ventajas son numerosas. Aún así, les aconsejo a todas las compañías que mantengan su ingenio, ya que la responsabilidad final aún recae en las propias compañías obligadas a presentar sus archivos y, como director de la compañía, seguramente no querrá quedarse con las consecuencias.

Contacto

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