Registro de una BV holandesa: riesgos a evitar al constituir una sociedad

El registro de una BV holandesa implica dos actos separados: un notario público otorga la escritura de constitución y, posteriormente, la empresa se inscribe en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio (KVKPara una sociedad de responsabilidad limitada (besloten vennootschap, BV), ambos pasos son obligatorios según el Libro 2 del Código Civil neerlandés. Los riesgos reales del proceso no residen en los formularios, sino en las lagunas de responsabilidad que los rodean: obligaciones contraídas antes de la existencia de la empresa, antes de su inscripción y tras la presentación tardía de las primeras cuentas anuales.

Por qué los fundadores eligen los Países Bajos y de qué no los protege eso.

Los Países Bajos son un destino atractivo para emprendedores internacionales: un sistema jurídico estable, una posición privilegiada en el mercado interior de la UE, una fuerza laboral angloparlante y un registro mercantil rápido y económico. Sin embargo, nada de esto cambia el hecho de que la legislación mercantil neerlandesa impone un riesgo personal real a los directores y fundadores, y que gran parte de este riesgo puede evitarse con tan solo una hora de preparación.

La constitución es rápida. Lo que es lento, y lo que causa la mayoría de las disputas que vemos, es todo lo que la rodea: firmar contratos en nombre de una empresa que aún no se ha constituido, comerciar antes de la KVK La entrada en el mercado está completa, pero elegir un nombre comercial que otra empresa ya utiliza, interpretar erróneamente quién se considera beneficiario final y tratar la presentación de las cuentas anuales como un trámite administrativo secundario son acciones que tienen consecuencias legales específicas, las cuales se abordan a continuación.

Su primer puerto de escala: el KVK

La Cámara de Comercio (Kamer van Koophandel, KVK) mantiene el Registro Mercantil en el que debe inscribirse toda empresa holandesa en virtud de la Ley de Registro Mercantil de 2007. Es mantenido por el Cámara de Comercio Holandesa Es aquí donde su empresa se da a conocer al mundo exterior, y donde contrapartes, bancos y tribunales verificarán quién está autorizado para firmar en su nombre. Su portal en inglés explica los formularios legales, la cita de registro y las consecuencias fiscales, y leerlo antes de hablar con un notario le ahorrará muchas preguntas.

El registro también alimenta la Administración Tributaria y Aduanera neerlandesa (Belastingdienst), que emite los números de identificación fiscal, incluido el número de identificación del IVA. Esta vinculación es automática; no es necesario solicitarlo por separado. Nuestra guía del registro mercantil neerlandés explica su contenido y quién puede consultarlo.

Elegir una forma jurídica y la responsabilidad que conlleva

La elección de la forma jurídica implica decidir quién paga cuando las cosas salen mal. La legislación neerlandesa divide las formas empresariales en aquellas sin personalidad jurídica, donde el empresario es personalmente responsable con todos sus bienes, y aquellas con personalidad jurídica, donde la propia empresa es la deudora y la responsabilidad personal es la excepción y no la regla.

Empresa unipersonal (eenmanszaak)

El eenmanszaak está registrado en el KVK Sin notario ni estatutos sociales. No se trata de una persona jurídica independiente: el patrimonio empresarial y el patrimonio personal del empresario constituyen un solo patrimonio, por lo que un acreedor empresarial puede reclamar la vivienda y los ahorros del empresario, y un acreedor personal, el patrimonio empresarial. Si el empresario está casado o en una sociedad registrada en régimen de comunidad de bienes, el riesgo puede extenderse a la parte correspondiente a su cónyuge o pareja de hecho en dicha comunidad. Para un consultor con gastos generales modestos y sin existencias, este riesgo es manejable; para cualquiera que firme contratos de arrendamiento, contrate personal o gestione inventario, generalmente no lo es.

Sociedad colectiva (vennootschap onder firma, VOF)

Una VOF (Sociedad de Familia) está formada por dos o más personas que desarrollan una actividad empresarial bajo un nombre común. Puede constituirse sin notario, aunque se recomienda encarecidamente un contrato de sociedad por escrito que regule las aportaciones, la toma de decisiones, el reparto de beneficios y la salida, ya que, de lo contrario, las normas supletorias resolverán estas cuestiones. La responsabilidad es estricta: según el artículo 18 del Código de Comercio, cada socio es responsable solidariamente de todas las obligaciones de la sociedad. Por lo tanto, un acreedor puede reclamar la totalidad de la deuda al socio con mayor solvencia económica, independientemente de quién haya pactado la transacción.

Sociedad de responsabilidad limitada (BV)

La BV es una persona jurídica con personalidad jurídica propia, de conformidad con el artículo 2:175 del Código Civil. Sus accionistas no son personalmente responsables de las obligaciones de la sociedad más allá del importe que se comprometieron a pagar por sus acciones. Desde la flexibilización de la legislación sobre BV en 2012, no existe un capital mínimo legal, por lo que una BV puede constituirse con un capital nominal emitido de un céntimo de euro. Este es un mínimo legal, no comercial, y es donde comienza el primer riesgo grave.

Una empresa constituida sin capital circulante no es una empresa que cumple con la normativa y que, por casualidad, es pobre; es una empresa cuyos directivos, en caso de quiebra, deberán explicar por qué siguieron contrayendo obligaciones que sabían que no podían cumplir. Financie la empresa hasta el nivel de sus compromisos del primer año, documente cómo se llegó a esa cifra y conserve el balance inicial. En cualquier caso, los inversores insistirán en una BV: las acciones pueden emitirse, transferirse y estar sujetas a opciones de compra de una forma imposible en una eenmanszaak o una VOF.

Las consecuencias fiscales también dependen de la forma jurídica y difieren sustancialmente entre una sociedad unipersonal (eenmanszaak) sujeta al impuesto sobre la renta y una sociedad de responsabilidad limitada (BV) sujeta al impuesto sobre sociedades y al impuesto sobre dividendos. Estos cálculos deben realizarse con un asesor fiscal neerlandés, no con una guía legal, y antes de la firma del contrato, no después.

El riesgo antes de que exista la empresa: actuar en nombre de una BV en formación.

Los fundadores suelen firmar contratos de arrendamiento, encargar equipos o contratar personal mientras el notario aún está redactando el documento. La sociedad aún no existe, por lo que otra persona queda obligada. El artículo 2:203 del Código Civil regula esta situación. Los actos realizados en nombre de una sociedad de responsabilidad limitada en formación solo vinculan a la sociedad si esta los ratifica expresamente después de su constitución, y hasta la ratificación, quienes los realizaron son responsables solidariamente.

Otros dos puntos que suelen pasarse por alto. La responsabilidad no desaparece simplemente con la ratificación: si la empresa incumple sus obligaciones y la persona que actuó sabía, o debería haber sabido razonablemente, que no podría cumplirlas, dicha persona sigue siendo responsable. Además, la ratificación es un acto que debe llevarse a cabo; no es automática al constituirse la sociedad. La protección práctica es sencilla. Basta con firmar como fundador en nombre de la empresa en formación, dejar constancia expresa de ello, conservar el registro de los actos previos a la constitución y aprobar una resolución del consejo de administración que los ratifique en la primera reunión posterior a la firma del acta.

El riesgo antes del registro: artículo 2:180, párrafo 2

La segunda brecha es más corta pero más pronunciada. Según el artículo 2:180 del Código Civil, los administradores deben inscribir a la sociedad en el Registro Mercantil y presentar una copia auténtica de la escritura de constitución. Hasta que se realice dicha inscripción, los administradores son responsables solidariamente, junto con la sociedad, de todo acto jurídico realizado durante su gestión que obligue a la sociedad.

En la práctica, el notario realiza la inscripción inmediatamente después de formalizar la escritura, lo que resuelve el problema en cuestión de días. Sin embargo, si la empresa comienza a operar durante ese lapso, o si la inscripción se retrasa por falta de algún documento, todo contrato celebrado durante ese periodo conlleva responsabilidad personal para el administrador. Confirme con el notario que la inscripción se ha realizado correctamente antes de enviar la primera factura.

Cómo registrar su empresa holandesa

Una vez establecida la forma jurídica, el proceso de registro de una sociedad de responsabilidad limitada (BV) en los Países Bajos es predecible. Se fija un nombre comercial y una dirección comercial en los Países Bajos, se contrata a un notario público, se formaliza el acta de constitución y se registra la empresa.

Nombre comercial: el KVK La verificación no es una autorización

Aquí es donde las expectativas y la ley divergen. Registrar un nombre en el KVK no te da derecho a ello, y el KVK no realiza una búsqueda completa de conflictos. La protección de los nombres comerciales proviene de la Ley de Nombres Comerciales: el artículo 5 prohíbe usar un nombre comercial que difiera solo ligeramente de un nombre ya usado legalmente por otra empresa, cuando se teme confusión entre el público dada la naturaleza de las empresas y su ubicación. Un competidor cuyo nombre se ha vuelto demasiado similar al suyo puede obligarlo a cambiarlo, y el hecho de que KVK El hecho de haber aceptado el registro no constituye una defensa.

Por lo tanto, antes de imprimir nada, consulte el Registro Mercantil y el Registro de Marcas del Benelux, y tenga una lista de alternativas. Un nombre que describa su actividad es fácil de registrar, pero difícil de defender; un nombre distintivo es todo lo contrario.

la dirección registrada

Para registrarse en los Países Bajos, se requiere una dirección comercial, que debe ser una dirección real donde se pueda contactar a la empresa, no un simple apartado de correos. Las oficinas virtuales y los centros de negocios son de uso común y totalmente legales, siempre que el proveedor permita el registro en dicha dirección y reenvíe la correspondencia oficial. Confirme esto por escrito antes de firmar el contrato de oficina: la correspondencia de la Administración Tributaria o de un agente judicial que nunca se recoja se considerará debidamente notificada.

El papel del notario público

Un notario público neerlandés (notaris) es un funcionario público designado por decreto real, no un simple testigo. Para una BV, el notario redacta y ejecuta la escritura de constitución que contiene los estatutos sociales, verifica la identidad de los fundadores y directores, comprueba el nombre previsto y, en casi todos los casos, gestiona la primera inscripción en el Registro Mercantil. KVKLas escrituras se redactan en neerlandés, y se puede solicitar una traducción o una versión bilingüe si los fundadores no leen neerlandés.

Para que la cita sea eficiente, tenga a mano tres cosas: identificación válida para cada fundador y director; comprobante reciente de domicilio particular para cada uno de ellos; y los datos de la empresa, es decir, el nombre previsto, la dirección comercial en los Países Bajos, la estructura accionarial y una descripción de las actividades. Los documentos procedentes del extranjero suelen requerir legalización o apostilla, y esta es la causa más común de retraso.

El acta de constitución y el KVK entrada

La ejecución de la escritura es el momento en que la BV se convierte en persona jurídica. El notario entonces presenta la escritura y los datos de registro al KVK, que inscribe a la empresa en el Registro Mercantil y emite el KVK Número que debe figurar en las facturas y la correspondencia comercial. La Belastingdienst es notificada al mismo tiempo y emite los números de identificación fiscal.

La siguiente tabla muestra la secuencia habitual. Los plazos son orientativos, no establecidos por ley; la única norma estricta es que los directores deben solicitar el registro sin demora tras la firma del acta.

El registro del beneficiario final: quién debe ser declarado y quién puede consultarlo.

Todas las sociedades anónimas (BV, NV, sociedades colectivas y fundaciones) neerlandesas deben registrar a sus beneficiarios finales. Un beneficiario final es una persona física que, en última instancia, posee o controla la entidad. El indicador estándar es una participación directa o indirecta superior al veinticinco por ciento de las acciones, los derechos de voto o la participación en la propiedad, o el control por otros medios, como el derecho a nombrar o destituir a la mayoría del consejo de administración. Si no se puede identificar a ninguna persona con estas características, los administradores estatutarios se registran como beneficiarios finales ficticios. No registrar a nadie no es una opción.

Un punto de la normativa anterior es ahora erróneo: el registro de beneficiarios finales no es un registro público. Tras la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea del 22 de noviembre de 2022 en el caso de los Registros Mercantiles de Luxemburgo, que anuló la obligación de facilitar el acceso público a la información sobre la titularidad real, los Países Bajos cerraron el acceso público al registro. Este sigue siendo plenamente accesible para las autoridades competentes y la Unidad de Inteligencia Financiera, y las entidades con obligaciones en virtud de la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo lo consultan como parte de su proceso de diligencia debida con los clientes. Por lo tanto, el registro sigue siendo obligatorio; solo ha cambiado quién puede consultarlo.

La declaración se realiza normalmente ante notario en el momento de la constitución, pero la responsabilidad de su exactitud recae en la propia entidad, y esta responsabilidad es continua: cualquier cambio en la estructura accionarial o en el control debe notificarse. La aplicación de la normativa es competencia de la Oficina de Comercio Económico (Bureau of Economische Handhaving), y las sanciones van desde una multa administrativa hasta la aplicación de la ley penal en virtud de la Ley de Delitos Económicos. En nuestra guía sobre las normas de blanqueo de capitales en los Países Bajos se ofrece información detallada sobre el marco normativo subyacente.

Tras el registro: las obligaciones que generan la responsabilidad del director

El registro de una BV en los Países Bajos marca el inicio del ciclo de cumplimiento, no su final, y las obligaciones anuales son las que tienen mayor validez. Una BV debe conservar registros que permitan conocer sus derechos y obligaciones en todo momento, de conformidad con el artículo 2:10 del Código Civil, debe elaborar cuentas anuales y presentarlas en el Registro Mercantil según el artículo 2:394. El plazo de presentación es, como máximo, doce meses después del cierre del ejercicio económico, y en la mayoría de los casos, los accionistas pueden acortarlo considerablemente aprobando las cuentas con antelación.

Incumplir con ese plazo no es un problema de papeleo. Si la empresa es posteriormente declarada en quiebra, el artículo 2:248, párrafo 2, del Código Civil establece que el incumplimiento del deber de contabilidad del artículo 2:10 o del deber de presentación de documentos del artículo 2:394 constituye una gestión deficiente, y se presume que dicha gestión deficiente fue una causa importante de la quiebra. Los administradores son responsables del déficit en el patrimonio, salvo que puedan refutar dicha presunción, lo cual es difícil y costoso. Solo un incumplimiento menor puede ser ignorado.

Hay otras tres vías de responsabilidad que conviene conocer antes de aceptar un cargo de director.

• Responsabilidad interna, artículo 2:9. Un director es responsable ante la empresa por el mal desempeño de sus funciones cuando esto pueda acarrearle graves reproches personales. Este es el procedimiento que sigue la propia empresa o su sucesor.
• Distribuciones, artículo 2:216. El pago de dividendos, la devolución de capital o la recompra de acciones requieren la aprobación del consejo de administración, que deberá rechazarlos si sabe o debería prever razonablemente que la empresa no podrá seguir pagando sus deudas. Los consejeros que, a pesar de ello, aprueben la medida, serán responsables del déficit resultante, y el beneficiario podría tener que reembolsar el importe adeudado.
• Agravio contra un acreedor, artículo 6:162. Un director que contrae una obligación en nombre de la empresa a sabiendas, o teniendo que entender razonablemente, que la empresa no podrá cumplirla y no ofrecerá ningún recurso, comete un acto ilícito contra ese acreedor personalmente.

Además, las declaraciones del IVA y del impuesto sobre la renta de las sociedades siguen su propio calendario legal, y un director que no informe a tiempo de la incapacidad de la empresa para pagar los impuestos y las cotizaciones a la seguridad social se enfrenta a una responsabilidad independiente en virtud de la Ley de Recaudación de Impuestos. La solución práctica es sencilla pero eficaz: un contable desde el primer mes, un calendario con las fechas de presentación y un consejo de administración que revise las cifras antes de aprobar nada.

Los cambios deben registrarse a medida que se producen.

La inscripción en el Registro Mercantil es un registro dinámico. Es necesario notificar el nombramiento de un nuevo director, la dimisión de un director, el cambio de domicilio, la modificación de la descripción de las actividades y cualquier cambio en la estructura de propiedad. Los terceros tienen derecho a confiar en la información del registro: una empresa que mantiene inscrito a un director saliente como autorizado para firmar puede quedar vinculada por los actos de dicha persona. Mantener la inscripción actualizada es la medida de control de riesgos más económica para una empresa neerlandesa.

Costos y capital: lo que exige la ley y lo que exige la práctica.

El coste de constituir una BV consiste en los honorarios del notario, el único KVK La tasa de registro y cualquier asesoramiento que reciba. Los honorarios notariales no están regulados y varían según la complejidad de la estructura, el número de accionistas, si se necesita una escritura bilingüe y la rapidez con que la necesite, por lo que le recomendamos que solicite a dos o tres notarios un presupuesto por escrito que indique qué está incluido y qué no. KVK La cuota la fija la Cámara de Comercio y la publica en su página web; es módica y se paga una sola vez.

El capital es el elemento en el que los fundadores suelen equivocarse más. Como se mencionó anteriormente, el mínimo legal es insignificante, pero un banco que abre una cuenta corporativa realizará su propia debida diligencia del cliente según las normas contra el lavado de dinero y querrá el KVK Extracto, los estatutos, identificación de cada director y beneficiario final, y una explicación coherente del origen de los fondos y la actividad prevista. Se rechaza una empresa sin sustancia ni financiación. Prepare este expediente al mismo tiempo que la escritura, no posteriormente.

Si está determinando la posición de una entidad neerlandesa dentro de un grupo empresarial más amplio, se trata de una cuestión legal con implicaciones fiscales, y la parte fiscal debe consultarse con un asesor fiscal neerlandés. Podemos informarle sobre las responsabilidades que conlleva cada forma jurídica, el contenido de los estatutos sociales en materia de transferencia de acciones, toma de decisiones del consejo de administración y bloqueo entre accionistas, así como sobre los compromisos que asume como consejero. Nuestras guías de derecho mercantil recogen la normativa aplicable.

Qué deben estipular los estatutos sociales antes de la firma de la escritura.

Los estatutos sociales se redactan una sola vez y rigen la sociedad durante toda su existencia. El modelo estándar que ofrece un notario está pensado para la sociedad más sencilla posible. Cuando hay más de un accionista, conviene responder a cuatro preguntas antes de la firma, en lugar de durante la primera audiencia.

El primer aspecto es la transferencia de acciones. La legislación neerlandesa ya no impone una cláusula de bloqueo obligatoria, por lo que los estatutos determinan si las acciones pueden transferirse libremente o solo tras una oferta a los demás accionistas, y cómo se fija el precio. El segundo es la toma de decisiones: qué resoluciones requieren mayoría cualificada, si las acciones de distintas clases conllevan derechos diferentes y si un accionista puede nombrar a su propio consejero. El tercero es el bloqueo, que en una sociedad con participación del 50% es cuestión de cuándo, no de si ocurrirá; un mecanismo de salida o de compra viable no tiene coste alguno, pero sí mucho que generar litigios posteriormente.

El cuarto aspecto es la relación entre los estatutos y el pacto de accionistas. Los estatutos son públicos y vinculantes para todos; el pacto de accionistas es confidencial y vincula únicamente a sus partes. Las contradicciones entre ambos son frecuentes y se resuelven a favor del derecho mercantil cuando la cuestión es de índole societaria, por lo que ambos documentos deben redactarse conjuntamente y por el mismo autor. También existe un procedimiento legal de resolución de conflictos para los accionistas que se vean obligados a mantener su participación: el procedimiento de compraventa y desistimiento previsto en el Libro 2, modernizado por la legislación sobre resolución de conflictos y procedimientos de investigación que entró en vigor el 1 de enero de 2025. Explicamos cómo funcionan estas reclamaciones en nuestro artículo sobre conflictos entre accionistas en los Países Bajos.

Si no funciona: disolver una BV holandesa

Una sociedad de responsabilidad limitada (BV) se disuelve mediante resolución de la junta general de accionistas, de conformidad con el artículo 2:19 del Código Civil. Si la sociedad aún posee activos, se procede a la liquidación: un liquidador realiza los activos, paga a los acreedores, presenta un plan de distribución y la sociedad deja de existir al finalizar la liquidación. Si la sociedad no posee activos en el momento de la resolución, se disuelve inmediatamente. Este es el procedimiento conocido como turboliquidación, y el criterio es la ausencia de activos, no la ausencia de deudas, razón por la cual una sociedad con acreedores impagados puede disolverse de esta manera.

Debido al abuso de este procedimiento, la Ley Provisional sobre transparencia en las liquidaciones aceleradas impone una obligación de rendición de cuentas al consejo de administración: en un plazo de catorce días tras la disolución, debe presentar ante el Registro Mercantil un estado financiero que abarque el último periodo, junto con una explicación de la ausencia de activos y de las deudas pendientes, y debe notificar a los acreedores conocidos. La Ley se ha prorrogado y ahora estará vigente hasta el 15 de noviembre de 2027. El incumplimiento constituye un delito económico y puede dar lugar a la inhabilitación civil del administrador, y los acreedores tienen derecho a inspeccionar la información. Un administrador que no pueda explicar el destino de los activos debe prever que se le preguntará al respecto.

Preguntas frecuentes sobre el registro de empresas en los Países Bajos.

En casi todos los expedientes de constitución de sociedades, surgen tres preguntas. Las respuestas que figuran a continuación parten de la base de que se trata de una sociedad de responsabilidad limitada (BV) constituida conforme a la legislación neerlandesa.

Law & More Asesoramos a fundadores y grupos internacionales en la constitución de empresas en los Países Bajos: elección de la forma jurídica, redacción y revisión de los estatutos y el pacto de accionistas, contratación de notarios, inscripción en el Registro Mercantil y la declaración del beneficiario final, y asesoramiento a los administradores sobre las normas de responsabilidad mencionadas anteriormente. Si está preparando la constitución de una entidad neerlandesa o ya ha firmado contratos para una empresa que aún no está registrada, póngase en contacto con nuestros abogados especializados en derecho mercantil.