Una empleada solicita trabajar dos días a la semana desde Amberes o desde la casa de sus padres en Polonia. Esto podría parecer una simple cuestión de horarios. Sin embargo, no lo es: el teletrabajo transfronterizo involucra tres sistemas jurídicos distintos simultáneamente, y tres países diferentes pueden tener reclamaciones legales al respecto. Este artículo explica cómo abordar la cuestión en el orden correcto, qué resuelve y qué no resuelve el Acuerdo Marco de la UE sobre teletrabajo transfronterizo, y qué documentación debe tener un empleador antes de dar su aprobación.
Tres preguntas, tres posibles respuestas, tres países diferentes
El error más común es tratar el teletrabajo transfronterizo como una sola cuestión. En realidad, son tres cuestiones, regidas por instrumentos diferentes y decididas de forma independiente:
- ¿El sistema de seguridad social de qué país cubre al empleado? Binario, con en principio exactamente una respuesta.
- ¿Cuál país? ley de Empleo ¿Qué rige la relación? No es una cuestión de blanco o negro: una ley elegida puede aplicarse mientras que las normas obligatorias de otro país anulan partes de la misma.
- ¿Dónde tributa el empleado y adquiere el empleador una presencia fiscal? Son dos preguntas, y la que se olvida es la responsabilidad del empleador.
Un empleado que vive en Bélgica, contratado por una empresa holandesa, trabaja tres días desde casa y dos en la oficina. Eindhoven, can end up insured in the Netherlands, protected by Belgian mandatory employment law and taxed partly in each; our overview of Derecho laboral transfronterizo sets out how those layers interact. That is the system working as designed.
| Pregunta | Instrumento que lo responde | Factor de conexión principal |
|---|---|---|
| Seguridad Social | Reglamento 883/2004 y Reglamento 987/2009; Acuerdo Marco sobre el teletrabajo transfronterizo | Lugar de trabajo; residencia donde se realiza una parte sustancial del trabajo. |
| Ley de Empleo | Roma I (Reglamento 593/2008); Directiva 96/71/CE sobre el desplazamiento de trabajadores, en su versión modificada. | Ley elegida, supeditada a las normas imperativas del país donde se realiza habitualmente el trabajo. |
| Impuestos (empleado) | El tratado bilateral para evitar la doble imposición aplicable | Residencia, además de la presencia física y el lugar donde se realiza el trabajo. |
| Impuestos (empleador) | El artículo sobre establecimiento permanente del tratado aplicable; la legislación nacional sobre impuestos a las sociedades y a las nóminas. | Si surge en el extranjero un lugar fijo de negocios o un agente dependiente |
La seguridad social primero
Empiece por aquí: la respuesta es la más clara y simplifica el papeleo. En la UE, el EEE y Suiza, el Reglamento 883/2004 coordina los sistemas nacionales. No armoniza; distribuye.
Un sistema a la vez
El principio rector del artículo 11 del Reglamento 883/2004 establece que una persona está sujeta únicamente a la legislación de un solo Estado miembro. La norma general es lex loci laboris : la cobertura se aplica donde se trabaja, independientemente del lugar de residencia o del domicilio del empleador. Un empleado que reside en Alemania pero trabaja exclusivamente en una oficina neerlandesa está asegurado en los Países Bajos.
Trabajar en dos o más Estados miembros
El teletrabajo rompe con la regla general y entra en vigor el artículo 13 del Reglamento 883/2004. Cuando un empleado desarrolla su actividad en dos o más Estados miembros, se determina si una parte sustancial del trabajo se realiza en el Estado de residencia. Según el artículo 14 del Reglamento 987/2009, ese umbral es del 25 % del tiempo de trabajo o de la remuneración, calculado durante los doce meses siguientes.
- Menos del 25% en el estado de residencia: El empleado sigue estando asegurado en el domicilio social del empleador. Para un empleador neerlandés, la seguridad social neerlandesa continúa vigente.
- Igual o superior al 25%: La competencia se transfiere al estado de residencia, y el empleador holandés debe registrarse y pagar las cotizaciones allí según las tasas de ese país.
Ese cambio es el problema principal. Un día más de teletrabajo a la semana puede dejar a un empleado fuera de la seguridad social holandesa, con consecuencias para la acumulación de la pensión, la cobertura por enfermedad y las cotizaciones. No es un proceso gradual en absoluto.
El Acuerdo Marco de la UE sobre el teletrabajo transfronterizo
El Acuerdo Marco tiene como objetivo mitigar esa situación crítica. Se trata de un acuerdo multilateral celebrado en virtud del artículo 16 del Reglamento 883/2004, que permite a los Estados miembros acordar excepciones a las normas de asignación ordinarias para personas o categorías de personas específicas.
¿Qué hace?
Cuando procede, el acuerdo permite que un empleado que habitualmente teletrabaja desde su estado de residencia siga asegurado en el estado donde el empleador tiene su domicilio social, incluso si se ha superado el umbral del 25 % de actividad sustancial. La condición del acuerdo es que el teletrabajo transfronterizo en el estado de residencia sea inferior al 50 % del tiempo total de trabajo . Este es el único porcentaje que establece el propio acuerdo. El 25 % no es una condición del acuerdo, sino el umbral de actividad sustancial del artículo 13 del Reglamento 883/2004, por debajo del cual el empleado sigue asegurado en el estado del empleador sin necesidad de invocar ningún acuerdo. En la práctica, por lo tanto, el acuerdo cubre el rango comprendido entre el 25 % y el 50 %.
Las condiciones
- Ambos estados deben ser signatarios. A la fecha de redacción de este documento, 23 estados han firmado: Austria, Bélgica, Croacia, República Checa, Estonia, Finlandia, Francia, Alemania, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Noruega, Polonia, Portugal, Eslovaquia, Eslovenia, España, Suecia y Suiza. La mayoría lo aplicó a partir del 1 de julio de 2023; Eslovenia a partir del 1 de septiembre de 2023, Italia a partir del 1 de enero de 2024, Lituania a partir del 1 de mayo de 2024, Irlanda a partir del 1 de junio de 2024 y Estonia a partir del 1 de febrero de 2026. Dinamarca, Grecia, Hungría, Bulgaria, Rumania, Chipre, Letonia e Islandia no son signatarios, y el Reino Unido ha indicado que no lo firmará.
- No es automático. El punto que los empleadores suelen pasar por alto es que no se aplica automáticamente. Se debe presentar una solicitud, con el consentimiento del empleador y del empleado, ante la institución competente del estado cuya legislación se solicita; en el caso de un empleador neerlandés, el Sociale Verzekeringsbank. Sin dicha solicitud, se aplican las normas generales y el empleado puede simplemente estar asegurado en el extranjero.
- El resultado es un certificado A1. El documento portátil que acredita la legislación de qué estado se aplica: lo que solicita una inspección extranjera y la única prueba práctica de que se llegó a un acuerdo.
- Cubre únicamente el teletrabajo. Se refiere al trabajo realizado a distancia desde el estado de residencia, utilizando tecnologías de la información para mantenerse conectado con el entorno laboral del empleador, pero no incluye visitas a clientes, trabajo en las instalaciones, actividades de ventas ni desplazamientos. Un empleado que teletrabaja el 40% del tiempo y además visita clientes en ese país queda excluido de esta definición.
- Su efecto es bilateral. Aborda únicamente el caso de dos estados: el estado de residencia y el estado del empleador.
El acuerdo no es estático, ni tampoco lo es la lista anterior: Estonia se adhirió con efecto a partir del 1 de febrero de 2026. El Servicio Federal de Seguridad Social belga, que mantiene la lista de signatarios de los Estados participantes, publica la tabla de signatarios y el texto vigente, mientras que el SVB publica la posición de los Países Bajos. Conviene consultar ambos documentos antes de basarse en el acuerdo para un nuevo convenio o para renovar un A1 que dependa del mismo, en lugar de dar por sentado que lo que era válido cuando se estableció el convenio sigue siéndolo.
Una solicitud presentada fuera de plazo no necesariamente se pierde. El SVB acepta solicitudes con efecto retroactivo de hasta tres meses, siempre que las cotizaciones se hayan pagado de forma constante en el estado cuya legislación se solicita durante ese período. Por lo tanto, cualquier discrepancia detectada en una revisión de nóminas debe subsanarse de inmediato, ya que el plazo para regularizarla es breve.
Cuando no se aplique el Acuerdo Marco
Si ninguno de los estados ha firmado el acuerdo, si el empleado trabaja desde un tercer estado, si el teletrabajo alcanza el 50%, o si existe actividad no teletrabajativa en el estado de residencia, se aplican las normas habituales: si se supera el 25% en el estado de residencia, el empleado está asegurado allí, y el empleador neerlandés debe registrarse como empleador extranjero y abonar las cotizaciones localmente. Aún se puede solicitar una excepción individual en virtud del artículo 16 del Reglamento 883/2004, pero requiere el acuerdo de ambos estados, es discrecional y lento. Fuera de la UE, el EEE y Suiza, puede aplicarse un tratado bilateral; donde los Países Bajos no tienen ninguno, es probable que exista un doble seguro o una brecha en la cobertura.
Derecho laboral: Roma I y las normas que no se pueden eludir mediante contrato.
Social security competence tells you nothing about which employment law applies. That is Rome I’s territory, and it works differently. Under art. 3 Rome I the parties may choose the governing law, and most Dutch contracts choose Dutch law. Art. 8 Rome I limits what that choice achieves for an employment contract: it cannot deprive the employee of the protection of provisions that cannot be derogated from by agreement under the law that would have applied absent a choice — in the first place, the law of the country in which, or from which, the employee habitually carries out the work. Art. 8 Rome I also contains an escape clause where the contract is more closely connected with another country, and art. 9 Rome I adds overriding mandatory provisions of the forum. We set out that interaction in more detail in our article on Donde la autonomía de las partes se encuentra con el derecho imperativo.
Es importante aclarar la consecuencia práctica. Un empleado que realiza la mayor parte de su trabajo desde su domicilio en otro Estado miembro puede estar trabajando habitualmente allí. La legislación neerlandesa puede seguir siendo la ley aplicable, al tiempo que se aplican las protecciones obligatorias de ese país, y la protección contra el despido suele ser obligatoria. Un empleador neerlandés que siga el procedimiento habitual ante el UWV o el juzgado de primera instancia puede encontrarse con que no ha cumplido con los requisitos de preaviso, indemnización por despido o procedimiento del país donde reside el empleado. El salario mínimo, la jornada laboral, las vacaciones pagadas, la protección contra la discriminación y las normas de no competencia se rigen por el mismo criterio. No existe aquí un umbral comparable al del 25 % de cotización a la seguridad social: «realiza habitualmente» es una valoración cualitativa del centro de la relación laboral.
Cuando el trabajo remoto se convierte en publicación
Los empleadores dan por sentado que la Directiva sobre el desplazamiento de trabajadores se aplica a los equipos de construcción y a las empresas de transporte. Su ámbito de aplicación, según el artículo 1 de la Directiva 96/71/CE, abarca la prestación transnacional de servicios: el desplazamiento en virtud de un contrato con un beneficiario en otro Estado miembro, el desplazamiento a un establecimiento del grupo o la cesión a través de una agencia de trabajo temporal. El artículo 3 impone entonces una serie de condiciones fundamentales del Estado de acogida —jornada laboral, vacaciones pagadas, remuneración, salud y seguridad, e igualdad de trato—, ampliadas por la Directiva 2018/957.
El teletrabajo puro desde el domicilio del empleado por cuenta del empleador no se considera normalmente desplazamiento laboral: no se presta ningún servicio a un destinatario en el otro Estado. Sin embargo, este límite se traspasa con más facilidad de lo que los empleadores esperan. Si el empleado remoto trabaja presencialmente en las instalaciones de un cliente en su país de residencia, se incorpora a una empresa del grupo en dicho país o se pone a disposición de otra empresa, se aplica la normativa sobre desplazamiento laboral del Estado anfitrión, incluidas las obligaciones de cumplimiento de la Directiva 2014/67/UE. En los Países Bajos, se trata de la obligación de notificación WagwEU, que el empleador extranjero debe cumplir antes de que comience el trabajo; otros Estados miembros gestionan sus propios portales, y los empleadores neerlandeses deben utilizarlos cuando el flujo de trabajo es internacional.
Impuestos: la responsabilidad del empleador es primordial.
Esta sección es deliberadamente general. Las decisiones fiscales dependen de los textos específicos de los tratados y de las circunstancias particulares, y nada de lo aquí expuesto constituye asesoramiento fiscal; consulte con un asesor fiscal antes de llegar a cualquier acuerdo.
Riesgo de establecimiento permanente
La exposición más importante no es la factura fiscal del empleado, sino que un lugar de trabajo en el extranjero pueda constituir un establecimiento permanente del empleador en ese país, según el artículo sobre establecimiento permanente del tratado aplicable. La cuestión radica, en términos generales, en si la oficina en el domicilio está a disposición del empleador y se utiliza con la suficiente regularidad para la actividad empresarial, y, por separado, en si el empleado celebra habitualmente contratos o desempeña el papel principal en su celebración, como agente dependiente. Los puestos directivos y comerciales conllevan un riesgo considerablemente mayor. Un establecimiento permanente implica la presentación de declaraciones de impuestos sobre la renta de las empresas, la atribución de beneficios y, a menudo, la retención de impuestos sobre la renta a nivel local.
La posición del empleado
La renta del trabajo se asigna conforme al artículo correspondiente del tratado aplicable. En términos generales, la renta es imponible cuando el trabajo se realiza físicamente, con la excepción de que el empleado solo se encuentre en el otro Estado por un período limitado, la remuneración provenga de un empleador no residente en dicho Estado y no sea asumida por un establecimiento permanente en ese Estado. La división de la jornada laboral implica derechos impositivos y consecuencias en materia de nóminas diferentes para ambas partes.
Bélgica y Alemania
Los Países Bajos tienen tratados bilaterales con Bélgica y Alemania, y el desplazamiento transfronterizo al trabajo es un tema de política pública recurrente en ambas relaciones. Los días de teletrabajo son objeto de negociación, y la postura del tratado con Bélgica ha ido evolucionando: en 2023 se firmó un nuevo tratado, cuya entrada en vigor y primer año de aplicación están registrados en el Verdragenbank (verdragenbank.overheid.nl), el único lugar donde conviene consultar esta información. Es fundamental determinar qué texto del tratado rige el año en cuestión y qué estipula sobre los días trabajados desde casa antes de configurar la nómina, y no basarse en prácticas anteriores ni en la información de prensa sobre la firma.
Condiciones laborales y seguridad e higiene en el lugar de trabajo en el extranjero
La legislación neerlandesa en materia de salud y seguridad laboral no se limita a las instalaciones del empleador. Según la Ley de Trabajo (Arbeidsomstandighedenwet), el empleador tiene obligaciones respecto del lugar de trabajo que permite utilizar al empleado: el artículo 3 exige una política orientada a las mejores condiciones de trabajo posibles y el artículo 5 un inventario y evaluación de riesgos, con un régimen específico para el trabajo que no depende de la ubicación. En el extranjero, el empleador no puede realizar inspecciones fácilmente y puede enfrentarse a un segundo régimen local. El enfoque viable consiste en una autoevaluación del empleado, una norma documentada sobre el equipo, instrucciones escritas y un sistema de notificación de incidentes que funcione desde el extranjero. Un accidente en un lugar de trabajo extranjero también genera responsabilidad según el artículo 7:658 del Código Civil neerlandés, y este deber de diligencia no se reduce necesariamente por el hecho de que el puesto de trabajo se encuentre en otro país.
Protección de datos y equipos
El teletrabajo dentro del EEE no genera problemas de transferencia de datos. Sin embargo, trabajar desde fuera sí: el acceso a datos personales desde un tercer país requiere una base legal para la transferencia, algo que suele pasarse por alto en los esquemas de trabajo remoto. Independientemente de la ubicación, es fundamental definir claramente quién es el propietario del equipo, si se pueden usar dispositivos personales, cómo se maneja la información confidencial en un hogar compartido, el seguro para el hardware en el extranjero y su devolución al finalizar la relación laboral.
Los documentos que se deben tener en regla
- Una política de trabajo remoto. Países permitidos, porcentaje máximo en el extranjero, requisitos de aprobación, horario laboral y disponibilidad, gastos, equipo, seguridad y derecho expreso a retirar o modificar el permiso si cambia la situación legal.
- Un anexo al contrato de trabajo. Individual y específico: el lugar de trabajo acordado, la distribución pactada, la ley aplicable y el foro competente, así como las responsabilidades fiscales del empleado. Debe tener una duración limitada y ser expresamente revocable, para que un cambio en la situación de la seguridad social o fiscal no obligue al empleador a mantener una estructura que ya no puede sostener.
- El registro y la solicitud A1. Cuando el acuerdo sea aplicable, se deberá presentar una solicitud a través del SVB con el consentimiento de ambas partes y el formulario A1 archivado. En caso contrario, se deberá realizar el registro en el extranjero y la configuración de la nómina antes de la fecha de inicio, no después.
- Un ciclo de revisión. Cada umbral se basa en criterios prospectivos, por lo que conviene revisarlo al menos una vez al año e inmediatamente ante cualquier cambio de residencia, puesto, jornada laboral u horario.
Lista de verificación: un empleado solicita trabajar desde el extranjero
- ¿De qué país se trata? ¿Pertenece a la UE, al EEE o a Suiza?
- ¿Qué porcentaje del tiempo total de trabajo durante los próximos doce meses?
- ¿Se trata realmente de teletrabajo, o habrá visitas de clientes o trabajo presencial?
- ¿El porcentaje de residentes del estado se mantiene por debajo del 25%, entre el 25% y el 50%, o alcanza el 50%?
- ¿Ambos estados son signatarios y se ha presentado una solicitud y obtenido una autorización A1?
- En caso contrario, ¿se ha realizado el registro en la seguridad social extranjera antes de la fecha de inicio?
- ¿Podría el empleado estar trabajando habitualmente allí a los efectos del artículo 8 del Reglamento Roma I, y qué exige la protección contra el despido en ese país?
- ¿El puesto —antigüedad, autoridad para firmar contratos, trabajo de cara al cliente— genera riesgo de establecimiento permanente?
- ¿Un asesor fiscal ha confirmado la situación de la nómina en ambos estados?
- ¿El lugar de trabajo en el domicilio está evaluado, equipado y asegurado, y cuenta con un procedimiento para informar sobre incidentes?
- ¿Algún procesamiento realizado fuera del EEE está cubierto por un mecanismo de transferencia?
- ¿Existe un anexo firmado y revocable, y una fecha de revisión anotada en el calendario?
¿Se aplica automáticamente el Acuerdo Marco una vez que mi empleado teletrabaja menos del 50% del tiempo desde su domicilio en el extranjero?
No, y este es el malentendido más costoso. El acuerdo solo entra en vigor tras la solicitud: el empleador y el empleado deben solicitar conjuntamente la aplicación de la legislación del estado donde reside el empleador y la emisión de un certificado A1. Hasta entonces, se aplican las normas ordinarias del artículo 13 del Reglamento 883/2004, por lo que un empleado que haya superado el umbral del 25 % de actividad sustancial está asegurado en su país de residencia, y las cotizaciones se pagan allí.
¿Puedo simplemente elegir la legislación holandesa en el contrato y basarme en ella?
Sí, es posible, y la elección es válida. Lo que no puede hacer, según el artículo 8 del Reglamento Roma I, es privar al empleado de la protección de las normas imperativas del país donde habitualmente realiza su trabajo; dichas normas se aplican junto con la ley elegida. La protección contra el despido suele ser obligatoria, por lo que un empleador neerlandés podría tener que cumplir tanto con los requisitos neerlandeses como con los extranjeros para rescindir el contrato legalmente.
Mi empleado quiere trabajar desde Dinamarca. ¿Está cubierto ese permiso?
No se rige por el Acuerdo Marco: Dinamarca no es signataria, por lo que se aplican las normas ordinarias sin excepciones. Si una parte sustancial del trabajo —el 25 % o más del tiempo de trabajo o la remuneración— se realiza desde Dinamarca como estado de residencia, la seguridad social danesa es competente y el empleador neerlandés debe registrarse y pagar las cotizaciones allí. Lo mismo se aplica a Grecia, Hungría, Bulgaria, Rumanía, Chipre, Letonia e Islandia.
¿Realmente se crea un establecimiento permanente cuando un empleado trabaja desde casa en el extranjero?
Es posible, aunque no inevitable. El análisis depende de si la oficina en casa está efectivamente a disposición del empleador y se utiliza con regularidad para el negocio, y de si el empleado suele cerrar contratos o desempeña el papel principal en su formalización. Un puesto administrativo de nivel junior conlleva un riesgo limitado; un gerente de país o un vendedor que cierra acuerdos desde una oficina en el extranjero conlleva un riesgo considerable. Consulte primero con un asesor fiscal específico.
¿Cuál es la diferencia entre trabajo remoto y trabajo por correo?
El desplazamiento de personal conforme al artículo 1 de la Directiva 96/71/CE requiere la prestación transnacional de servicios: trabajo para un beneficiario en el otro Estado, en un establecimiento del grupo en dicho Estado o mediante la cesión de servicios. Un empleado que teletrabaja desde su domicilio para su propio empleador no suele considerarse desplazado. Una vez que dicho empleado trabaja en las instalaciones del cliente, se incorpora a una empresa del grupo o se pone a disposición de otra empresa, se aplican el régimen de desplazamiento del Estado de acogida y sus obligaciones de notificación.
¿Con qué frecuencia debemos revisar un acuerdo aprobado?
Al menos anualmente, dado que los umbrales de la seguridad social se evalúan de forma prospectiva durante un período de doce meses, y de inmediato ante cualquier cambio relevante: cambio de residencia, cambio de funciones o de horario contractual, modificación del patrón de días en casa o aumento de la actividad de atención al cliente en el otro país. Incluya la revisión en el anexo y establezca que la autorización sea expresamente revocable para que la situación pueda corregirse.
Law & More advises employers in the Netherlands on cross-border remote work: the A1 request through the SVB, foreign social security and payroll registration where the Framework Agreement does not reach, the employment law that applies on top of a Dutch contract, and the policy and addendum that keep an arrangement revocable. If an employee has asked to work from abroad, please contact us before the arrangement starts rather than after the first payroll run.
