Como empleador, usted solo puede conservar en el expediente personal los datos necesarios para la relación laboral y para cumplir con sus obligaciones legales. La información de salud es la principal excepción: puede registrar la ausencia de un empleado y sus capacidades, pero nunca el diagnóstico ni la naturaleza de la enfermedad. Estas dos normas, junto con los plazos de conservación establecidos, determinan qué información se incluye en el expediente, cuál se excluye y durante cuánto tiempo.
¿Qué información se puede guardar en el expediente personal?
Usted podrá conservar los datos necesarios para la ejecución del contrato laboral y el cumplimiento de sus obligaciones legales. El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) exige que los datos personales no se conserven durante más tiempo ni en mayor cantidad de lo necesario para la finalidad para la que fueron recabados.
En la práctica, esto abarca:
- Nombre, dirección y fecha de nacimiento;
- el número de atención al ciudadano (burgerservicenummer, BSN);
- una copia del documento de identidad que usted verificó al inicio de su empleo;
- el contrato de trabajo y sus modificaciones;
- datos de salarios y nóminas;
- evaluaciones y correspondencia sobre el desempeño;
- registros de capacitación y fechas de ausencia;
- registros de advertencias o medidas disciplinarias.
El número de identificación del ciudadano y la copia del documento de identidad se encuentran en el expediente porque así lo exige la legislación fiscal y de seguridad social. Esa misma obligación legal justifica su conservación. No se puede solicitar una copia del documento de identidad para ningún otro fin.
¿Qué datos no puedes conservar?
No está permitido registrar la naturaleza ni la causa de una enfermedad, el diagnóstico, el tratamiento ni la medicación. Esto se aplica incluso cuando el empleado lo comunica voluntariamente y con su consentimiento.
La Autoridad de Protección de Datos de los Países Bajos (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) detalla en su normativa sobre bajas laborales la información que se puede registrar cuando un empleado se encuentra de baja. En resumen: número de teléfono y dirección donde se aloja el empleado, duración prevista de la ausencia, compromisos laborales, si se aplica alguna medida de seguridad social, si la ausencia está relacionada con un accidente laboral y si se trata de un accidente de tráfico con un tercero responsable.
Del médico de empresa o del servicio de salud laboral, también puede obtener y registrar qué tareas puede y no puede realizar el empleado, la duración prevista de la ausencia, el grado de incapacidad laboral y cualquier ajuste recomendado. El expediente médico se encuentra en poder del médico de empresa. Usted no tiene acceso a él.
Otros datos que no pertenecen al archivo:
- categorías especiales de datos personales según el artículo 9 del RGPD, como la religión, la opinión política, la afiliación sindical, el origen étnico y la orientación sexual, a menos que se aplique una excepción legal específica;
- notas sobre la vida privada del empleado que no guardan relación con el trabajo;
- Impresiones personales no estructuradas, escritas por los gerentes. Los empleados pueden verlas y, a menudo, se interpretan de forma muy diferente durante una disputa que cuando se escribieron.
¿Durante cuánto tiempo puede conservar los datos personales?
El RGPD no establece plazos fijos: los datos no pueden conservarse más tiempo del necesario (Artículo 5(1)(e) del RGPD). La AP utiliza los siguientes plazos, contados a partir del final de la relación laboral.
| Datos | Período de retención después de la finalización del empleo |
|---|---|
| La mayoría de los datos del personal (contrato, evaluaciones, correspondencia) | generalmente 2 años |
| Declaración del impuesto sobre el salario (loonbelastingverklaring) y copia del documento de identidad | 5 años |
| Ciertos datos de nómina necesarios para fines fiscales | 7 años |
Los datos de los candidatos que no sean contratados se eliminan normalmente en un plazo de cuatro semanas tras el proceso de selección. Con el consentimiento del candidato, se pueden conservar hasta un año.
Un calendario de retención que establezca estos períodos por categoría, y que usted aplique realmente, convierte el cumplimiento de una mera intención en una prueba fehaciente.
¿Qué derechos tiene el empleado?
Los empleados pueden consultar su expediente, solicitar la corrección de datos inexactos y, en determinadas circunstancias, la supresión de datos. La solicitud de acceso es un derecho, no un acto hostil. Debe responderse sin dilación indebida y, a más tardar, en el plazo de un mes (Artículo 12(3) del RGPD).
Las solicitudes de acceso a documentos suelen surgir al inicio de un conflicto laboral. Por eso, conviene conservar archivos que se puedan mostrar sin reparos en cualquier momento.
¿Cómo mantiene usted el archivo de personal en orden?
Trabaje con una estructura fija y unas pocas reglas claras. Nuestra lista de verificación práctica:
- Mantenga un archivo por empleado con una estructura definida, de manera que quede claro qué contiene.
- Restrinja el acceso a las personas que lo necesiten y registre quién tiene acceso.
- Deje la información sobre bajas por enfermedad en manos del médico de la empresa y no la incluya en el expediente personal.
- Aplique los períodos de retención en una fecha fija cada año, en lugar de caso por caso.
- Registra toda esta información en tu registro de actividades de tratamiento (Artículo 30 del RGPD). La exención para organizaciones con menos de 250 empleados rara vez resulta útil en este caso, ya que los datos personales se tratan con regularidad. El registro suele ser el primer documento que solicita la autoridad de control.
En resumen
- Conserva únicamente los datos necesarios para el contrato de trabajo y tus obligaciones legales.
- Nunca registre un diagnóstico ni la naturaleza de una enfermedad, ni siquiera con el consentimiento del empleado; las limitaciones funcionales indicadas por el médico de la empresa sí pueden registrarse.
- La mayoría de los datos del personal se conservan 2 años después de que finaliza la relación laboral; la declaración de impuestos sobre la nómina y la copia del documento de identidad, después de 5 años; ciertos datos de nómina, después de 7 años.
- Responda a la solicitud de acceso en el plazo de un mes.
- Establezca períodos de retención por categoría en un cronograma y aplíquelos cada año.
Preguntas frecuentes
¿Puedo quedarme con una copia del pasaporte de un empleado?
Sí, para la identificación requerida por la legislación tributaria y de seguridad social. Consérvela durante 5 años después de finalizar su relación laboral y no la utilice para ningún otro fin.
¿Puedo saber el motivo de la enfermedad de un empleado si él mismo me lo comunica?
No. No puede registrar la naturaleza ni la causa de la enfermedad, incluso si el empleado lo menciona voluntariamente o da su consentimiento. Puede registrar la duración prevista y el trabajo que el empleado aún puede realizar.
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