Cláusulas contractuales comerciales en los Países Bajos: ¿qué deben contener?

Un contrato mercantil bajo la legislación neerlandesa requiere cláusulas claras sobre las partes, la ejecución, el precio y el pago, las condiciones generales, la responsabilidad, la rescisión y la ley y jurisdicción aplicables. No existen requisitos formales generales: un contrato puede incluso celebrarse verbalmente, pero sin cláusulas escritas claras, se aplican las normas generales del Código Civil neerlandés, que podrían no ser adecuadas para su negocio.

Las cláusulas que resuelven disputas rara vez son las que reciben mayor atención durante las negociaciones. Cuatro son decisivas. Primero, las condiciones generales: solo vinculan a la otra parte si se pusieron a su disposición antes o al momento de la celebración del contrato. Una referencia en una factura enviada posteriormente es extemporánea. Si ambas partes se remiten a sus propias condiciones, generalmente prevalece la primera referencia, a menos que la otra parte la rechace expresamente. Segundo, la limitación de responsabilidad: si bien es válida en principio, no se puede confiar en ella si resultara inaceptable en las circunstancias. Por lo tanto, un límite proporcional tiene más probabilidades de éxito que una exclusión total. Tercero, las cláusulas de rescisión: deben establecer expresamente cuándo se puede rescindir el contrato por conveniencia y con qué preaviso, ya que la rescisión de un contrato a largo plazo sin una cláusula expresa depende en gran medida de las circunstancias. Cuarto, las cláusulas de resolución de disputas y ley aplicable, que determinan no solo dónde se resuelve una disputa, sino también si una sentencia puede ejecutarse en el lugar donde se encuentran los bienes de la otra parte.

¿Qué elementos básicos debe incluir un contrato comercial?

Un contrato comercial debe, como mínimo, identificar con precisión a las partes, describir claramente la prestación del servicio y establecer el precio y las condiciones de pago. Estos elementos evitan las disputas más comunes sobre quién está obligado y qué se acordó.

¿Cómo describirías a las partes, el desempeño y el precio?

Según la legislación neerlandesa, un contrato se formaliza mediante oferta y aceptación (Artículo 6:217 del Código Civil neerlandés, Burgerlijk Wetboek , BW). Para los contratos comerciales, es recomendable dejar constancia por escrito de todo, empezando por las partes: sus nombres legales completos, números de registro en la Cámara de Comercio neerlandesa ( Kamer van Koophandel , KvK) o en un registro extranjero, y direcciones registradas. Compruebe si la persona que firma está autorizada para representar a la empresa. El registro mercantil indica quién está autorizado para actuar en nombre de una empresa neerlandesa y si existen restricciones.

La descripción de los bienes o servicios es igualmente importante. Indique con precisión qué se entregará, qué requisitos de calidad se aplican y cuándo. Descripciones vagas como «soporte según sea necesario» o «calidad estándar» pueden generar disputas sobre si el servicio fue adecuado.

Las condiciones financieras constituyen la base del contrato: el precio, cualquier ajuste de precio, las condiciones de pago, la facturación y las consecuencias del retraso en el pago. Entre empresas, si no se ha acordado un plazo de pago, este vence en treinta días (Artículo 6:119a del Código Civil alemán). Se puede acordar un plazo mayor, pero un plazo superior a sesenta días solo es válido si no resulta manifiestamente abusivo para el acreedor. Desde el 1 de julio de 2022, una gran empresa que paga a un proveedor pequeño o mediano no puede acordar un plazo superior a treinta días. En caso de retraso en el pago, se devengan intereses comerciales legales sin necesidad de notificación previa.

¿Qué cláusulas de protección debería añadir?

Más allá de lo básico, la mayoría de los contratos comerciales necesitan cláusulas sobre términos y condiciones generales, confidencialidad, responsabilidad, propiedad intelectual y resolución de disputas. Estas cláusulas determinan su posición cuando surge algún problema.

Las condiciones generales ( algemene voorwaarden ) se rigen por los artículos 6:231 a 6:247 del Código Civil alemán (BW). Solo son vinculantes si la otra parte las acepta, lo cual puede ser implícito, por ejemplo, mediante una referencia en la oferta que no se objete. Además, debe brindar a la otra parte una oportunidad razonable para leerlas antes o al momento de la celebración del contrato, por ejemplo, enviándolas junto con la oferta; de lo contrario, la otra parte puede, en principio, anular las cláusulas en las que se basa en su contra (artículo 6:233(b) del BW). Las cláusulas que sean excesivamente onerosas también pueden anularse (artículo 6:233(a) del BW). Las grandes empresas y las empresas que publican sus cuentas anuales no pueden invocar esta protección (artículo 6:235 del BW). Cuando ambas partes remiten a sus propias condiciones generales, prevalece la primera referencia, a menos que la otra parte la rechace expresamente (artículo 6:225(3) del BW).

Mediation and arbitration are common in business contracts, but they are not the default: without a clause, disputes go to the ordinary courts, starting with the district court (rechtbank).

¿Qué cláusulas debe contener un contrato comercial holandés?

Las cláusulas esenciales son la confidencialidad, la limitación de responsabilidad, la propiedad intelectual, la resolución de controversias y la legislación aplicable, la rescisión del contrato y el pago y cumplimiento. En cada caso, la redacción determina su validez en caso de litigio.

¿Cómo se redactan las cláusulas de confidencialidad, responsabilidad y propiedad intelectual?

Una cláusula de confidencialidad debe definir qué información es confidencial, cuánto tiempo dura la obligación, incluso después de la finalización del contrato, y qué sucede en caso de incumplimiento. Una cláusula penal facilita la ejecución, ya que no es necesario probar la pérdida. Sin embargo, el tribunal puede reducir la penalización si la equidad así lo exige claramente (Artículo 6:94 del Código Civil alemán). Tenga en cuenta que la Ley de Protección de Secretos Comerciales ( Wet bescherming bedrijfsgeheimen ) solo protege la información para la cual se han adoptado medidas razonables de secreto; una cláusula de confidencialidad es una de esas medidas.

Una cláusula de limitación de responsabilidad limita los daños que se pueden reclamar, por ejemplo, al valor del contrato o al importe cubierto por el seguro, y puede excluir ciertos tipos de pérdidas, como las pérdidas indirectas o el lucro cesante. Dichas cláusulas son válidas en principio. Sin embargo, una parte no puede ampararse en una exclusión si esta resultara inaceptable según los principios de razonabilidad y equidad (Artículo 6:248(2) del Código Civil alemán), por ejemplo, en caso de dolo o negligencia grave por parte de su administración. Cuanto más equilibrada sea la cláusula, mayor será la probabilidad de que se acepte.

Las cláusulas de propiedad intelectual definen quién posee los derechos sobre las obras, el software, los diseños y las invenciones creadas en virtud del contrato, y qué licencia recibe la otra parte. Según la legislación neerlandesa, la transferencia de derechos de autor requiere una escritura pública (Artículo 2 de la Ley de Derechos de Autor, Auteurswet ). Sin una cesión por escrito, los derechos, en principio, siguen perteneciendo al creador, por ejemplo, a un profesional independiente o a un desarrollador externo, incluso si se ha pagado por el trabajo.

¿Cómo se gestiona la resolución de conflictos y se determina la legislación aplicable?

Elija expresamente la ley aplicable y el foro competente. En los contratos internacionales, esto determina qué normas se aplican, dónde se resuelve una controversia y si la decisión puede ejecutarse contra la otra parte.

Dentro de la UE, las partes tienen libertad para elegir la ley aplicable (artículo 3 del Reglamento Roma I, 593/2008). Si no eligen ninguna ley, suele aplicarse la del país de la parte que cumple la obligación característica, por ejemplo, el vendedor o el prestador del servicio. La elección del tribunal competente para un Estado miembro de la UE se respeta, en principio, conforme al artículo 25 del Reglamento Bruselas I bis (1215/2012), y las sentencias son ejecutables en toda la UE. Si los activos de la otra parte se encuentran fuera de la UE, el arbitraje suele ser la mejor opción, ya que los laudos arbitrales pueden ejecutarse en los numerosos países signatarios de la Convención de Nueva York de 1958.

En los Países Bajos, las opciones incluyen los juzgados de distrito ordinarios, el Tribunal Comercial de los Países Bajos (NCC), donde se tramitan casos comerciales internacionales en inglés, y el arbitraje, por ejemplo, según las normas del Instituto de Arbitraje de los Países Bajos (NAI). Una cláusula de resolución de conflictos por etapas, que incluya primero la negociación entre la dirección y luego la mediación, puede ayudar a resolverlos sin necesidad de un procedimiento judicial. Es fundamental que dicha cláusula establezca plazos claros para evitar demoras en medidas urgentes como los procedimientos sumarios.

¿Cómo se redactan las cláusulas de rescisión?

Indique expresamente cuándo finaliza el contrato, cómo puede rescindirse anticipadamente y con qué preaviso. Sin una cláusula expresa, no está claro si un contrato a largo plazo puede rescindirse ni en qué condiciones.

Un contrato de duración determinada finaliza al término de su plazo; en principio, la rescisión anticipada solo es posible si hay acuerdo entre las partes o en caso de incumplimiento. Para los contratos de duración indefinida, el Código Civil neerlandés no contiene una norma general. Según la jurisprudencia del Tribunal Supremo, dichos contratos pueden rescindirse en principio, pero los principios de razonabilidad y equidad pueden implicar que deba respetarse un plazo de preaviso determinado, que deba ofrecerse una indemnización o, en casos excepcionales, que deba existir una causa suficientemente grave. Una cláusula clara sobre los plazos de preaviso y cualquier indemnización evita esta incertidumbre.

También se regula la rescisión por incumplimiento. Una parte puede disolver un contrato si la otra parte incumple sus obligaciones (Artículo 6:265 del Código Civil alemán), pero generalmente solo después de haber notificado el incumplimiento (Artículos 6:74 y 6:82 del Código Civil alemán). Dicha notificación otorga a la otra parte un plazo final razonable para cumplir con sus obligaciones. No es necesaria si se acordó un plazo fijo (un plazo fatal ) o si el cumplimiento se ha vuelto imposible (Artículo 6:83 del Código Civil alemán). En el contrato se debe acordar cómo deben realizarse las notificaciones, por ejemplo, mediante carta certificada o correo electrónico a una dirección específica.

¿Qué deben incluir las cláusulas de pago y cumplimiento?

Las cláusulas de pago y cumplimiento deben hacer cuantificables las obligaciones: importes, fechas de vencimiento, facturación, fechas de entrega y estándares de calidad. Solo las obligaciones cuantificables pueden exigirse con facilidad.

Especifique la moneda, el método de pago, cualquier anticipo o garantía, y cómo se gestionan los cambios de precio. En caso de retraso en el pago, la ley ya prevé intereses comerciales legales (Artículo 6:119a del Código Civil alemán) y, entre empresas, una compensación por gastos de cobro de al menos 40 € (Artículo 6:96(4) del Código Civil alemán). Puede acordar otros intereses o gastos de cobro, dentro de los límites que permite la ley.

En cuanto al desempeño, describa los entregables, los niveles de servicio y el procedimiento de aceptación. Un procedimiento de aceptación con plazos claros evita discusiones sobre si el desempeño fue adecuado. En los contratos a largo plazo, una cláusula de indexación de precios, vinculada, por ejemplo, al índice de precios al consumidor de la Oficina Central de Estadística de los Países Bajos (CBS), protege contra la inflación.

La tabla que aparece a continuación resume las cláusulas esenciales y su contenido.

¿Cuáles son los riesgos más comunes y cómo se pueden evitar?

Los riesgos más comunes son la redacción ambigua, los problemas de pago, la falta de claridad en la propiedad intelectual y los imprevistos. Se reducen con un lenguaje preciso, controles sobre la contraparte y cláusulas que prevean cambios.

¿Dónde suelen fallar los contratos?

La ambigüedad es el riesgo más significativo. Según la legislación neerlandesa, un contrato no se interpreta únicamente por su texto, sino de acuerdo con lo que las partes puedan inferir razonablemente de las declaraciones y la conducta de la otra en las circunstancias dadas (la prueba Haviltex, Tribunal Supremo, 13 de marzo de 1981, ECLI:NL:HR:1981:AG4158). Por lo tanto, una redacción poco clara da pie a discusiones sobre el verdadero significado, y una cláusula de acuerdo completo no lo excluye por completo.

Los riesgos financieros constituyen un segundo punto débil. Los impagos y la falta de claridad en las obligaciones de pago pueden tensar la relación. Unos términos de pago claros, garantías como la reserva de dominio o la garantía bancaria, y la verificación de la solvencia de la contraparte ayudan a limitar las pérdidas.

La propiedad intelectual constituye una tercera área de riesgo. Sin cláusulas claras, un proveedor podría retener los derechos sobre el software o los diseños por los que usted pagó, o la otra parte podría utilizar información confidencial una vez finalizado el contrato. Las cláusulas explícitas sobre propiedad, uso y cesión evitan esto.

¿Qué técnicas reducen el riesgo contractual?

Antes de firmar, verifique la información de su contraparte, incluya una cláusula de fuerza mayor y considere cómo debe responder el contrato ante cambios en las circunstancias. Estas medidas fortalecen el contrato.

Un análisis básico de la contraparte incluye verificar el registro mercantil (quién está autorizado para firmar, si la empresa sigue activa), su situación financiera y su reputación. Para contratos de mayor envergadura, solicite referencias o estados financieros.

La legislación neerlandesa contempla la figura de la fuerza mayor: una parte no es responsable del incumplimiento que no le sea imputable por ley, por contrato o por principios generalmente aceptados (Artículo 6:75 del Código Civil neerlandés). Dado el carácter general de esta norma, conviene especificar en la cláusula de fuerza mayor qué eventos la constituyen, como desastres naturales, pandemias, huelgas o medidas gubernamentales, y qué sucede si la situación se prolonga, por ejemplo, el derecho a rescindir el contrato tras un determinado periodo. Asimismo, un tribunal puede modificar o resolver un contrato en circunstancias imprevistas tan graves que la otra parte no pueda razonablemente esperar que el contrato permanezca inalterado (Artículo 6:258 del Código Civil neerlandés). Los tribunales aplican esta norma con cautela.

¿Qué medidas de protección legales y financieras resultan útiles a largo plazo?

Periodic contract reviews and a price adjustment mechanism protect you over the life of the contract, together with insurance that covers the liability you accept.

Review long-term contracts regularly, for example once a year. Also check whether your general terms and conditions are still up to date and are actually provided to customers.

Una cláusula de indexación de precios permite ajustes periódicos basados ​​en un índice objetivo. Esto evita que un contrato a largo plazo pierda rentabilidad debido a la inflación. Sin dicha cláusula, generalmente se está sujeto al precio acordado, y solo se puede imponer un aumento de precio en casos excepcionales.

¿Cómo se adapta un contrato a las necesidades de su negocio?

La legislación neerlandesa otorga a las partes una amplia libertad contractual, por lo que puede adaptar el contrato a las necesidades de su negocio. Parta de sus propios riesgos y objetivos, y utilice las plantillas únicamente como punto de partida.

¿Qué diferencias existen según el sector?

Cada sector tiene sus propios puntos clave. Las empresas tecnológicas necesitan cláusulas sólidas sobre propiedad intelectual, licencias, datos y niveles de servicio. Los fabricantes requieren especificaciones de calidad detalladas, plazos de entrega y procedimientos de inspección que vayan más allá de la redacción estándar.

Los proveedores de servicios deben prestar especial atención a la descripción de los servicios y los entregables, ya que es ahí donde surgen la mayoría de las disputas. Los contratos de construcción suelen utilizar condiciones estándar, como la UAV 2012, y en el sector financiero se aplican requisitos normativos específicos. Los contratos que implican datos personales también deben cumplir con el RGPD, lo que puede requerir un acuerdo de procesamiento de datos independiente.

¿Cómo se adapta el contrato a tus objetivos?

En los proyectos de tecnología e innovación, los contratos deben prever desarrollos futuros: quién es el propietario de las mejoras, cómo se gestionan los cambios en el alcance y cómo se adapta el contrato a las nuevas versiones o tecnologías. Un procedimiento de cambio con reglas claras sobre precio y planificación evita discusiones posteriores.

Si realiza negocios en varios países, verifique si las cláusulas del contrato son compatibles con la legislación de cada país, por ejemplo, en lo que respecta a las normas obligatorias de protección al consumidor o de agencia. La elección de la legislación neerlandesa no siempre invalida las normas obligatorias de otro país.

¿Cómo se consigue que un contrato sea flexible?

Build in indexation, periodic performance reviews and a renegotiation procedure. Without them, a court will only adjust the contract in exceptional cases under Article 6:258 BW.

Allocate each risk to the party that is best able to control or insure it, and state this explicitly, because otherwise Articles 6:74 and 6:75 BW decide who bears it.

Las cláusulas de fuerza mayor y de fuerza mayor han cobrado mayor importancia en los últimos años, tras la pandemia y las interrupciones en las cadenas de suministro y los precios de la energía. Una cláusula que establezca qué sucede en tales situaciones, por ejemplo, la obligación de renegociar o el derecho a suspender o rescindir el contrato, ofrece mayor seguridad jurídica que basarse en las normas generales de los artículos 6:75 y 6:258 del Código Civil neerlandés.

¿Qué debes comprobar como proveedor?

As the party that delivers, you mainly need protection against non-payment and unlimited liability. Check these points before you sign.

• Did you send your general terms with the offer, so that the customer cannot annul them under Article 6:233(b) BW?
• Is your liability capped, for example at the contract value or the insured amount, with an exception for intent and gross negligence?
• Does the payment term stay within thirty days, or sixty days at most, under Article 6:119a BW?
• Have you agreed retention of title or another form of security for large orders?
• Does a price indexation clause protect you on a contract that runs for more than a year?

¿Qué debes comprobar como cliente?

As the party that buys, you mainly need a clear description of the performance and the rights to what you pay for. Check these points before you sign.

• Are the deliverables, service levels and acceptance procedure described in measurable terms?
• Is copyright in software or designs assigned to you by deed, as Article 2 of the Copyright Act requires?
• Does the supplier’s liability cap leave you enough recovery if things go wrong?
• Can you terminate early, with what notice, and what happens to your data when the contract ends?
• Does the person signing for the supplier appear in the KvK trade register as authorised to do so?

What can we do for you with business contracts?

We draft and review business contracts under Dutch law for Dutch and international companies; our abogado corporativo page describes this work in more detail.

• We review your draft contract and mark the clauses that create risk for you.
• We draft or update your general terms and conditions and advise on how to make them available.
• We draft liability, termination, force majeure and indexation clauses that fit your business.
• We advise on the choice of law and forum, including the Netherlands Commercial Court and NAI arbitration.
• We send a notice of default or a termination letter when the other party fails to perform.

Resumen

• Un contrato comercial holandés no tiene requisitos formales, pero las cláusulas escritas claras sobre las partes, el cumplimiento, el precio y el pago evitan la mayoría de las disputas.
• Las condiciones generales deben aceptarse y proporcionarse antes o al momento de la celebración del contrato; en caso de discrepancia en los formularios, prevalecerá la primera referencia, salvo rechazo expreso.
• Es más probable que se mantenga una limitación de responsabilidad proporcional que una exclusión general (Artículo 6:248(2) BW).
• Regular expresamente la rescisión de contratos, los avisos de incumplimiento, la fuerza mayor y la indexación de precios, dado que las normas legales son de carácter general.
• Elija la ley aplicable y el foro competente teniendo en cuenta la ejecución: las sentencias de los tribunales de la UE circulan dentro de la UE, mientras que los laudos arbitrales también fuera de ella.

Preguntas frecuentes