La Ley sobre la presentación electrónica en los registros comerciales: cómo se mueve el gobierno con los tiempos

Introducción

Ayudar a clientes internacionales que tienen un negocio en los Países Bajos es parte de mi práctica diaria. Después de todo, Holanda es un gran país para hacer negocios, pero aprender el idioma o acostumbrarse a las prácticas comerciales holandesas puede ser a veces complicado para las corporaciones extranjeras. Por lo tanto, una mano amiga es a menudo apreciada. El alcance de mi asistencia abarca desde ayudar en tareas complejas hasta ayudar en la comunicación con las autoridades holandesas. Recientemente, recibí una pregunta de un cliente para explicar lo que se decía exactamente en una carta de la Cámara de Comercio holandesa. Esta carta simple, aunque importante e informativa, se refería a una novedad en la presentación de estados financieros, que en breve solo será posible por vía electrónica. La carta fue el resultado del deseo del gobierno de avanzar con los tiempos, utilizar las ventajas del intercambio electrónico de datos e introducir una forma estandarizada de manejar este proceso recurrente anual. Es por eso que los estados financieros deben depositarse electrónicamente a partir del año fiscal 2016 o 2017, tal como se recoge en la Declaración húmeda en los registros de administración de langs elektronische weg (la Ley sobre la presentación electrónica en registros comerciales), que se introdujo junto con el Besluit elektronische deponiendo registros de mano (Resolución sobre la presentación electrónica en registros comerciales); este último proporciona reglas adicionales y detalladas. Bastante bocado, pero ¿qué implican exactamente esta Ley y Resolución?

La Ley holandesa sobre la presentación electrónica de registros comerciales: cómo se mueve el gobierno con los tiempos

Entonces y ahora

Anteriormente, los estados financieros se podían depositar en la Cámara de Comercio tanto en formato electrónico como en papel. El Código Civil holandés todavía conoce en gran medida las disposiciones basadas en el depósito en papel. Actualmente, este método puede verse como desactualizado y en realidad me sorprendió un poco que este desarrollo no haya surgido antes. No es difícil imaginar que la presentación de estados financieros en papel tiene muchas desventajas en comparación con la presentación electrónica de estos documentos cuando se mira desde una perspectiva de costo y tiempo. Piense en los costos del papel y los costos y el tiempo necesarios para poner los estados de cuenta anuales en papel y presentarlos, también en papel, a la Cámara de Comercio, que luego tiene que procesar estos documentos escritos, sin mencionar el tiempo y los costos que surgen. al permitir que un contador redacte o verifique estos estados financieros (no estandarizados). Por lo tanto, el gobierno propuso hacer uso de “SBR” (abreviatura de: Standard Business Report), que es un método electrónico estandarizado para crear y enviar información y documentos financieros, basado en un catálogo de datos (la taxonomía holandesa). Este catálogo contiene definiciones de datos que se pueden utilizar para crear los estados financieros. Otra ventaja del método SBR es que no solo se simplificará el intercambio de datos entre la corporación y la Cámara de Comercio, sino que, como resultado de la estandarización, el intercambio de datos con terceros también será más fácil. Las pequeñas empresas ya pueden presentar los estados anuales de forma electrónica mediante el uso del método SBR desde 2007. Para las empresas medianas y grandes, esta posibilidad se introdujo en 2015.

Entonces, ¿cuándo y para quién?

El gobierno dejó en claro que la respuesta a esta pregunta es un caso típico de "cuestiones de tamaño". Las pequeñas empresas estarán obligadas a presentar los estados financieros electrónicamente a través de SBR a partir del año fiscal 2016 en adelante. Como alternativa, las pequeñas empresas que (redactan y) presentan los estados financieros por sí mismas, tienen la posibilidad de depositar los estados de cuenta a través de un servicio en línea gratuito, el servicio "zelf deponeren jaarrekening", que está en funcionamiento desde 2014. La ventaja de esto servicio es que uno no tendrá que comprar software que sea "compatible con SBR". Las empresas medianas deberán presentar los estados financieros a través de SBR a partir del año fiscal 2017 en adelante. También para estas empresas se introducirá un servicio en línea temporal y alternativo ("opstellen jaarrekening"). A través de este servicio, las empresas medianas pueden redactar los estados financieros en formato XBRL. Posteriormente, estas declaraciones pueden enviarse a través de un portal en línea ("Digipoort"). Esto significa que la corporación no necesariamente tendrá que comprar software "compatible con SBR" de inmediato. Este servicio será temporal y se aprovechará después de cinco años, contando a partir de 2017. Las grandes empresas y las estructuras de grupos medianos no tienen la obligación de presentar los estados financieros a través de SBR todavía. Esto se debe a que estas empresas tienen que lidiar con un conjunto muy complejo de requisitos. La expectativa es que estas empresas tendrán la oportunidad de elegir entre presentar a través de SBR o presentar a través de un formato europeo específico a partir de 2019.

No hay reglas sin excepciones.

Una regla no sería una regla si no se hicieran excepciones. Dos, para ser precisos. Las nuevas normas relativas a la presentación de los estados financieros no son aplicables a las personas jurídicas y empresas con domicilio social fuera de los Países Bajos, que, de conformidad con Handelsregisterbesluit 2008 (Resolución de registro comercial 2008), tienen la obligación de presentar los documentos financieros en la Cámara de Comercio, en la medida y en la forma en que estos documentos deben divulgarse en el país del domicilio social. La segunda excepción se hace para los emisores como se define en el artículo 1: 1 de la Wft (Ley de Supervisión Financiera) y las subsidiarias de un emisor, en caso de que estos sean los propios emisores. Un emisor es cualquier persona que desea emitir valores o tiene la intención de emitir valores.

Otros puntos de atención

Aún así, eso no es todo. Las propias entidades jurídicas deben tomar nota de algunos aspectos adicionales de importancia. Uno de estos aspectos es el hecho de que la entidad jurídica seguirá siendo responsable de la presentación de estados financieros que estén de acuerdo con la ley. Entre otros, esto significa que los estados financieros deberían ser capaces de crear una visión tal que uno pueda evaluar suficientemente la posición financiera de la entidad jurídica. Por lo tanto, aconsejo a todas las empresas que verifiquen cuidadosamente los datos en los estados financieros antes de archivarlos en todo momento. Por último, pero no menos importante, preste atención al hecho de que negarse a presentar las declaraciones de la manera prescrita, constituirá un delito sobre la base de la Wet op de Economische Delicten (Ley de Delitos Económicos). De manera más conveniente, se ha confirmado que los estados financieros creados a través del método SBR pueden ser utilizados por la junta de accionistas para establecer estos estados. Estas cuentas también pueden estar sujetas a auditoría por un contador de conformidad con el artículo 2: 393 del Código Civil holandés.

Conclusión

Con la introducción de la Ley sobre la presentación electrónica en los registros comerciales y la Resolución asociada, el gobierno ha mostrado un buen progreso. Como resultado, será obligatorio que las pequeñas y medianas empresas depositen los estados financieros electrónicamente de los años 2016 y 2017, respectivamente, a menos que la compañía esté dentro del alcance de una de las excepciones. Las ventajas son numerosas. Aún así, les aconsejo a todas las compañías que mantengan su ingenio, ya que la responsabilidad final aún recae en las propias compañías obligadas a presentar sus archivos y, como director de la compañía, seguramente no querrá quedarse con las consecuencias.

Contacto

Si tiene más preguntas o comentarios después de leer este artículo, no dude en ponerse en contacto con el sr. Maxim Hodak, abogado en Law & More a través de maxim.hodak@lawandmore.nl o mr. Tom Meevis, abogado en Law & More a través de tom.meevis@lawandmore.nl o llámenos al +31 (0) 40-3690680.

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