Una pregunta común entre los empresarios es si puede registrar una empresa en una dirección de oficina virtual. En las noticias, a menudo lees sobre empresas extranjeras con una dirección postal en los Países Bajos. Tener las llamadas empresas de apartados postales tiene sus ventajas. La mayoría de los empresarios saben que esta posibilidad existe, pero la forma en que la manejas y qué requisitos tienes que cumplir, todavía no está clara para muchos. Todo comienza con el registro en la Cámara de Comercio. Es posible registrar su negocio incluso si vive en el extranjero. Sin embargo, hay una solicitud principal: su empresa debe tener una dirección de visita holandesa o las actividades comerciales de su empresa deben tener lugar en los Países Bajos.
Tienda online de requisitos legales
Como propietario de una tienda web, tiene obligaciones legales para con el cliente. Es obligatorio tener una política de devolución, debe estar disponible para las consultas de los clientes, usted es responsable de la garantía y debe ofrecer al menos una opción de pago posterior. En el caso de una compra por parte de un consumidor, la demanda también es que el consumidor no tenga que pagar más del 50% del monto de la compra por adelantado. Por supuesto, está permitido, si el consumidor lo hace de forma voluntaria, realizar un pago completo, pero un minorista (web) no puede obligarlo. Esta demanda solo se aplica cuando compra productos, para servicios, se requiere un prepago completo.
¿Es obligatorio mencionar una dirección?
La ubicación de la información de contacto debe ser clara y lógicamente localizable en la tienda web. La razón detrás de esto es que un cliente tiene derecho a saber con quién está haciendo negocios. Este requisito está respaldado por la ley y, por lo tanto, es obligatorio para todas las tiendas web.
La información de contacto consta de tres partes:
- La identidad de la empresa.
- Los datos de contacto de la empresa.
- La dirección geográfica de la empresa.
La identidad de la empresa significa los datos de registro de la empresa, como el número de la Cámara de Comercio, el número de IVA y el nombre de la empresa. Los datos de contacto son los datos que los consumidores pueden utilizar para ponerse en contacto con la tienda web. La dirección geográfica se conoce como la dirección desde la que la empresa realiza sus actividades comerciales. La dirección geográfica debe ser una dirección visitable y no puede ser una dirección de apartado postal. En muchas tiendas web pequeñas, la dirección de contacto es la misma que la dirección geográfica. Puede resultar difícil cumplir con el requisito de proporcionar datos de contacto. A continuación, puede leer más sobre cómo puede cumplir con este requisito.
Dirección virtual
Si no desea o no puede proporcionar una dirección visitable en su tienda web, puede utilizar una dirección de oficina virtual. Esta dirección también puede ser administrada por la organización a la que paga el alquiler. Este tipo de organizaciones también cuentan con diversos servicios como seguimiento y reenvío de envíos postales. Tener una dirección holandesa es bueno para la confianza de los visitantes de su tienda web.
¿Para quien?
Es posible que necesite una dirección de oficina virtual por varias razones. La dirección de una oficina virtual es principalmente para:
- Las personas que hacen negocios en casa; Quienes quieren mantener separados los negocios y la vida privada.
- Personas que hacen negocios en el extranjero, pero que también intentan mantener una oficina en los Países Bajos;
- Personas con una empresa en los Países Bajos, a quienes les gustaría tener una oficina virtual.
Bajo ciertas condiciones, se puede registrar una dirección virtual en la Cámara de Comercio.
Registro en la Cámara de Comercio
Durante el proceso de solicitud, se registrarán una o más sucursales de su empresa. En este proceso, se registrarán tanto la dirección postal como la dirección de visita. La dirección de visita solo se aplicará si puede probar que su sucursal se encuentra allí. Esto puede verificarse mediante un contrato de alquiler. Esto también se aplica si su empresa está ubicada en un centro de negocios. Si el contrato de arrendamiento muestra que está alquilando permanentemente una oficina (espacio), puede registrarla como su dirección de visita en el Registro de Comercio. Tener una dirección de alquiler permanente no significa que siempre debe estar presente, pero debe tener la capacidad de estar presente de forma permanente si es necesario. Por ejemplo, si alquila un escritorio u oficina por dos horas a la semana, no es suficiente para cumplir con los requisitos para el registro de su empresa.
Para registrar su empresa, debe tener varios documentos disponibles:
- Los formularios de registro de la Cámara de Comercio;
- Un contrato de alquiler, compra o arrendamiento firmado de la dirección de visita holandesa;
- Una copia legalizada de un comprobante de identidad válido (puede arreglarlo con la embajada holandesa o un notario);
- Un extracto original o una copia legalizada del registro de población del municipio extranjero en el que vive, u otro documento de una organización oficial que indique su dirección en el extranjero.
Reglamento de la Cámara de Comercio sobre 'Oficina Virtual'
En los últimos años se ha notado que una oficina virtual era una oficina donde se ubicaba una empresa pero donde no se ejecutaba el trabajo real. Hace un par de años, la Cámara de Comercio cambió las reglas para una oficina virtual. En el pasado, era común que las empresas llamadas "fantasmas" establecieran sus negocios en una dirección de oficina virtual. Para prevenir actividades ilícitas, la Cámara de Comercio verifica si las empresas cuentan con una oficina virtual que también realizan sus actividades desde esta misma dirección. La Cámara de Comercio llama a esta práctica empresarial sostenible. Esto no significa que los emprendedores que tengan una oficina virtual también deban estar presentes permanentemente allí, pero sí significa que deben tener la capacidad de estar presentes permanentemente cuando sea necesario.
Si tiene alguna pregunta sobre este blog o si tiene dificultades con la Cámara de Comercio, comuníquese con los abogados de Law & More. Responderemos sus preguntas y brindaremos asistencia legal cuando sea necesario.